Áp dụng hệ thống đồng bộ hóa đơn điện tử giữa các doanh nghiệp và cơ quan thuế sẽ tạo ra một hệ thống cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh, giúp cho công tác quản lý, kiểm tra và hoàn thuế của cơ quan thuế trở nên dễ dàng hơn và có thể phân tích rủi ro tốt hơn.

1. Tại sao cần phải đồng bộ dữ liệu giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế?

1.1. Đồng bộ dữ liệu giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế là gì?

Hóa đơn điện tử đang là xu hướng tất yếu, mới đây chính phủ đã có quy định các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch mua bán sản phẩm, dịch vụ.
Đồng bộ dữ liệu giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế là hoạt động chuyển các thông tin số hóa của hóa đơn điện tử từ doanh nghiệp đến cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế. Dữ liệu về hóa đơn điện tử sẽ được thu thập, xử lí, lưu trữ trên một mạng lưới chung được vận hành và duy trì bởi cơ quan thuế và các đơn vị liên quan.

1.2. Lợi ích của việc đồng bộ dữ liệu giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế

Việc đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp với cơ quan thuế có vai trò vô cùng quan trọng để tạo dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu về Thuế toàn diện cho quốc gia. Tại các nước có nền kinh tế phát triển, hoạt động này đã được thực hiện trong nhiều năm. Những lợi ích đối với cơ quan thuế có thể kể đến như:

• Kiểm tra hoạt động và tình trạng đóng thuế của các doanh nghiệp
• Xác minh tính xác thực của các hóa đơn điện tử, chống tình trạng hóa đơn giả.
• Giúp cho việc tổng hợp và phân tích thông tin thuế dễ dàng hơn.
• Giảm thiểu rủi ro về việc sai sót hoặc gian lận trong việc trả thuế.
• Cải thiện quy trình quản lý thuế và giúp giảm thời gian và chi phí liên quan đến việc kiểm tra thuế.

2. Vai trò của các bên khi đồng bộ dữ liệu giữa doanh nghiệp với cơ quan thuế

2.1. Trách nhiệm của các cơ quan chức năng trong xây dựng cơ sở dữ liệu

Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ có mục đích tạo ra một hành lang pháp lý giúp cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và tổ chức kinh tế sử dụng được hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy trong thực tiễn.
Ngoài ra, nghị định còn hướng tới mục tiêu quan trọng là xây dựng cơ sở dữ liệu. Khoản 1 và Khoản 2, Điều 25 của Nghị định 119 quy định rõ về trách nhiệm của cơ quan chức năng trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu.
Cụ thể, Tổng cục Thuế có trách nhiệm quản lý và xây dựng hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu về hóa đơn. Điều này bao gồm đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, thực hiện thu thập, xử lý các thông tin, bảo đảm hệ thống thông tin về hóa đơn được duy trì, vận hành an toàn thông tin.

Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn.

Cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy chuẩn về công nghệ thông tin và chuyên ngành, đáp ứng khung cơ sở dữ liệu và phải được lưu trữ tại lãnh thổ Việt Nam.
Cơ sở dữ liệu hóa đơn phải được cơ quan Thuế đảm bảo xây dựng, quản lý, khai thác và cập nhật một cách chính xác, khách quan, khoa học và kịp thời. Đồng thời, Tổng cục Thuế cần phải hợp tác với các tổ chức, cá nhân liên quan để trao đổi thông tin và kết nối mạng trực tuyến.
Ngoài ra, sau khi hoàn thành xây dựng cơ sở dữ liệu, Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng quy trình hoạt động nghiệp vụ để kiểm soát, vận hành và duy trì cơ sở dữ liệu. Cơ quan Thuế phải có kế hoạch  cập nhật và sao lưu dữ liệu để tránh các sự cố xảy ra.

2.2. Trách nhiệm của các đơn vị khi chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu

Nghị định 119 quy định các tổ chức và đơn vị, bao gồm Cục quản lý thị trường, Tổng cục quản lý đất đai, Tổng cục quản lý tài nguyên khoáng sản, cơ quan công an, giao thông, y tế và các cơ quan liên quan, phải kết nối và chia sẻ thông tin và dữ liệu cần thiết, liên quan trong lĩnh vực mình quản lý với Tổng cục Thuế để xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, các doanh nghiệp và tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh trong lĩnh vực như: điện; xăng dầu; viễn thông bưu chính; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy, nước sạch; tài chính, tín dụng; bảo hiểm; y tế; thương mại điện tử; siêu thị; và cung cấp hàng hóa và dịch vụ bằng hóa đơn điện tử trong thương mại có trách nhiệm phải cung cấp dữ liệu về hóa đơn điện tử sử dụng trong quá trình bán hàng cho cơ quan Thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức, và các cơ quan có trách nhiệm chia sẻ thông tin, kết nối dữ liệu.

Các tổ chức tín dụng, ngân hàng thương mại và tổ chức có khả năng thanh toán định kỳ phải cung cấp dữ liệu điện tử về giao dịch thanh toán qua tài khoản của các tổ chức và cá nhân cho cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu chuẩn được quy định bởi Tổng cục Thuế.
>> Tham khảo: Thuế TNCN chuyển nhượng đất là bao nhiêu? Hướng dẫn thủ tục, hồ sơ quyết toán thuế.

3. Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc

Thời hạn áp dụng HĐĐT trên toàn quốc là 01/07/2022.

Khi dữ liệu của hóa đơn điện tử được đồng bộ giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế, thông tin của doanh nghiệp sẽ được kết nối chặt chẽ với cơ quan quản lý thuế. Việc này sẽ giúp cho cả hai bên nhận được những lợi ích tích cực.
Cơ quan thuế sẽ có thể đánh giá chính xác hơn về tình trạng sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp và nhận diện những nguy cơ rủi ro liên quan đến thuế và các doanh nghiệp vi phạm, làm giả hóa đơn. Doanh nghiệp sẽ được hoạt động sản xuất, kinh doanh trong môi trường minh bạch, công bằng hơn.
Vì vậy, việc doanh nghiệp sớm chuyển sang hoá đơn điện tử là rất cần thiết. Để quá trình áp dụng thuận tiện và đảm bảo, doanh nghiệp nên đăng ký với các đơn vị cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử có kinh nghiệm. Sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử từ nhà cung cấp uy tín sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao nhất.
Công ty PTCN Thái Sơn, một trong những đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 20 năm kinh nghiệm trên thị trường, ThaisonSoft sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng và triển khai hóa đơn điện tử tối ưu theo quy mô và lĩnh vực cụ thể.
Ngoài dịch vụ hóa đơn điện tử, để thực hiện thủ tục Thuế TNCN nhanh chóng, dễ dàng, Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về dịch vụ Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử ECN được phát hành bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn.
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://ecn.net.vn/