Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động quyết toán thuế của người lao động. Trong bài viết này, ECN sẽ cung cấp tới quý khách mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất đang được áp dụng và những quy định liên quan.

Vai trò của chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có vai trò gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN, hay còn gọi là chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, là giấy tờ được các tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động để chứng minh các khoản thuế TNCN đã được khấu trừ với cơ quan Thuế.

Chứng từ này không chỉ giúp cá nhân chứng minh đã thực hiện đúng nghĩa vụ thuế của mình, mà còn là cơ sở để quyết toán thuế cuối năm với cơ quan Thuế. Nếu cung cấp chứng từ không hợp lệ, cá nhân có thể phải đối mặt với việc bị tính thuế sai dẫn đến bị phạt hoặc không nhận được tiền hoàn thuế TNCN.

>> Tham khảo: Quy định về mức thuế TNCN.

2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2024

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất.

2.1. Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần bao gồm các thông tin sau:

- Tên, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ, số thứ thực chứng từ khấu trừ thuế.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp chứng từ.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu có).

- Quốc tịch (áp dụng nếu người nộp thuế không phải quốc tịch Việt Nam).

- Các khoản thu nhập, thời gian trả thu nhập, tổng các khoản thu nhập chịu thuế, số thuế đã được khấu trừ và số thu nhập còn được nhận.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

- Họ và tên, chữ ký xác nhận của người trả thu nhập.

Trong trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, chữ ký trên chứng từ điện tử phải là chữ ký số.

>> Tham khảo: Thuế TNCN phải nộp khi nào?

2.2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế 03-TNCN.

Đây là mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất, được ban hành kèm theo tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các doanh nghiệp cần phát hành hoặc sử dụng phần mềm phát hành mẫu chứng từ với nội dung tương tự để đáp ứng quy định.

Quý khách có thể tải Mẫu 03-TNCN Tại Đây.

3. Khi nào cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 

DN cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử khi nào?

Dựa theo quy định tại Khoản 2, Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trả thu nhập sẽ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mỗi trường hợp như sau:

- Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng: Có quyền yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cho nhiều lần trong một kỳ tính thuế.

- Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: Chỉ được cấp một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

- Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế: Không được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

4. Quy định sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Theo quy định tại Điều 33 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, tổ chức khi áp dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không cần phải đăng ký, thông báo về việc phát hành, hoặc chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

Tổ chức khấu trừ có thể tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử, đảm bảo các thông tin bắt buộc theo quy định tại Khoản 1 của Điều 32 trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Từ ngày 01/7/2022, cơ quan thuế sẽ ngừng bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in. Tuy nhiên, trong trường hợp vẫn còn tồn chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế, tổ chức có thể tiếp tục sử dụng chúng.

Phần mềm ECN là phần mềm chuyên dụng dành cho các doanh nghiệp trong việc quản lý và lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tự động. ECN giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả trong các khâu quyết toán và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN của người lao động.

Quý khách có nhu cầu tư vấn sử dụng phần mềm ECN, xin vui lòng liên hệ hotline chăm sóc khách hàng:

Miền Bắc: 1900.4767

Miền Trung, Nam: 1900.4768