Mặc dù thời hạn phải hoàn tất chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đã được ấn định, tuy nhiên đến thời điểm hiện tại, một số doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh mới bắt đầu tìm hiểu về loại hình hóa đơn này. Giữa rất nhiều nội dung về hóa đơn điện tử, bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cơ bản nhất để giúp các doanh nghiệp mới tiếp cận loại hình này dễ dàng nắm bắt, trước khi tìm hiểu sâu hơn.

Các khái niệm về hóa đơn điện tử

Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ:

• Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm: Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử; tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử và các dịch vụ khác liên quan đến hóa đơn điện tử.
• Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử là việc lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được chia thành các loại sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định 119.

Mỗi loại hóa đơn này lại có ký hiệu mẫu số hóa đơn riêng. Doanh nghiệp có thể tham khảo bảng ký hiệu mẫu số hóa đơn tại dự thảo Thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 119 như dưới đây.
Để giúp đẩy nhanh quá trình tìm hiểu về hóa đơn điện tử cũng như thuận tiện hơn khi triển khai, sử dụng, phần lớn các doanh nghiệp đều lựa chọn hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Hiện nay, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những nhà cung cấp uy tín nhất hiện nay. Sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn đang được triển khai tại hàng nghìn doanh nghiệp, tổ chức, trong đó tiêu biểu có thể kể đến: Samsung, Lotte, KFC, Circle K, Lazada, Grab, Golden Gate…
Kết quả này có được từ sự kết hợp của chất lượng phần mềm ưu việt và dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, tận tình. E-Invoice không những đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của Tổng cục Thuế mà còn phù hợp với đa dạng loại hình, quy mô, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp có lượng dữ liệu hóa đơn cần xử lý lớn hay hệ thống địa điểm kinh doanh rộng khắp, chia nhiều cấp cũng hoàn toàn có thể tin tưởng vào phần mềm E-Invoice để triển khai. Bên cạnh đó, đội ngũ chuyên gia, tư vấn viên của Thái Sơn luôn đồng hành cùng khách hàng, lắng nghe và giải quyết kịp thời các vướng mắc của doanh nghiệp.
Ngoài ra, để thực hiện thủ tục Thuế TNCN nhanh chóng, dễ dàng, Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử ECN được phát hành bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn.
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://ecn.net.vn/