Việc đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc giúp giảm số thuế TNCN phải nộp, theo đó giúp tăng thu nhập ròng của người lao động. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách đăng ký giảm trừ đối với người phụ thuộc đã có mã số thuế TNCN. 

Cách đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc.

1. Người phụ thuộc gồm những đối tượng nào?

Người phụ thuộc là người mà đối tượng nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng. Đối tượng người phụ thuộc gồm có:

(1) Con cái: Con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú.

(2) Vợ/chồng: Vợ chồng hợp pháp

(3) Cha mẹ: Cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi hợp pháp, cha dượng, mẹ kế, cha mẹ vợ/chồng.

(4) Đối tượng khác: ông/bà nội, ông/bà ngoại; cô/dì/cậu/chú/bác ruột của người nộp thuế; cháu ruột của người nộp thuế hoặc người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.

Chi tiết về đối tượng người phụ thuộc được quy định tại Khoản 3, Điều 19, Luật Thuế Thu nhập cá nhân 2007 và Điểm d, Khoản 1, Điều 9, Thông tư 111/2013/TT-BTC.

2. Điều kiện để người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh

Để người phụ thuộc được tính vào diện giảm trừ gia cảnh, cần đáp ứng những điều kiện cụ thể do pháp luật quy định. Tại Điểm d, Điều 9, Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định điều kiện cá nhân không phải là con cái là người phụ thuộc nếu đáp ứng các điều kiện sau:

- Đối với người trong độ tuổi lao động phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• Bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
• Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.
• Đối với người ngoài độ tuổi lao động phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

Lưu ý: Người khuyết tật, không có khả năng lao động là những người thuộc đối tượng điều chỉnh của pháp luật về người khuyết tật, người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,...).

3. Cách đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc đã có mã số thuế TNCN

Khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký. Trong trường hợp người phụ thuộc đã có mã số thuế TNCN, quy trình đăng ký giảm trừ có một số điểm khác biệt so với trường hợp chưa có.

Hồ sơ và các bước đăng ký người phụ thuộc online.

3.1. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc

Trước khi đăng ký người phụ thuộc, cá nhân cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký bao gồm các giấy tờ sau:

(1) Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN tại cơ quan thuế

Cá nhân chuẩn bị hồ sơ đăng ký người phụ thuộc bao gồm:

- Bản đăng ký người phụ thuộc theo Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II, Thông tư 80/2021/TT-BTC.

- Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo hướng dẫn tại Điểm g, Khoản 1, Điều 9, Thông tư 111/2013/TT-BTC.

• Bản chụp CMND/CCCD.
• Giấy tờ hợp pháp chứng minh mối quan hệ với người phụ thuộc (Giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn, quyết định nhận nuôi con,…)
• Giấy xác nhận không có khả năng lao động (Giấy xác nhận khuyết tật, mắc bệnh hiểm nghèo,…) đối với người đang trong độ tuổi lao động.

- Trường hợp người phụ thuộc do người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng phải lấy xác nhận của Ủy ban nhân dân xã/phường nơi người phụ thuộc cư trú theo mẫu số 07/XN-NPT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II, Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Lưu ý: Khi nộp hồ sơ cá nhân cần mang theo giấy tờ tùy thân của mình (VD: thẻ căn cước công dân, hộ chiếu) để đối chiếu và xác minh.

(2) Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế

Cá nhân chuẩn bị hồ sơ hồ sơ đăng ký người phụ thuộc giống như cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN sau đó nộp cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập tổng hợp theo Phụ lục Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc cho người giảm trừ gia cảnh mẫu số 07/THĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II, Thông tư 80/2021/TT-BTC và nộp cho cơ quan thuế theo quy định.

3.2. Cách thức đăng ký người phụ thuộc đã có mã số thuế TNCN

Để đăng ký người phụ thuộc người nộp thuế có thể đăng ký theo 2 cách là đăng ký trực tuyến thông qua trang thuế điện tử và đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế nơi nộp thuế TNCN.

(1) Trường hợp cá nhân đăng ký trực tuyến

Cá nhân đăng ký trực tuyến lần lượt theo các bước như sau:

- Bước 1: Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn.

- Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản cá nhân của người nộp thuế

Người nộp thuế nhấn chọn “Đăng nhập” sau đó chọn một trong 2 tài khoản muốn sử dụng đăng nhập gồm:

• Đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử.
• Đăng nhập bằng tài khoản Định danh điện tử.

- Bước 3: Chọn mục "Đăng ký thuế" =>  "Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế".

- Bước 4: Điền tờ khai 20-ĐK-TCT - Tờ khai đăng ký người phụ thuộc.

Người nộp thuế chọn hồ sơ là “20-ĐK-TCT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công”.

Khi xuất hiện tờ khai, người nộp thuế thuế điền thông tin người phụ thuộc đầy đủ và đảm bảo chính xác.

- Bước 5: Chọn “Hoàn thành kê khai” => “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

Như vậy, cá nhân đã hoàn tất việc đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc thông qua hệ thống kê khai thuế điện tử.

(2) Đăng ký trực tiếp

Người nộp thuế chuẩn bị 01 bộ hồ sơ hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo quy định nộp cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế TNCN của kỳ khai thuế đó theo quy định của Luật Quản lý thuế hoặc khi nộp hồ sơ quyết toán thuế theo quy định.

Đối với người phụ thuộc khác (ví dụ: anh, chị, em ruột; ông, bà nội ngoại; cô, dì...) theo hướng dẫn tại Tiết d.4, Điểm d, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính, thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế.

Trường hợp người nộp thuế ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp trả thu nhập thì nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho doanh nghiệp trả thu nhập đó. Doanh nghiệp sẽ đại diện người nộp thuế làm thủ tục đăng ký người phụ thuộc và thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế.

3.3. Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ

Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ đăng ký giảm trừ người phụ thuộc theo từng hình thức đăng ký. Cụ thể như sau:

- Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử: cơ quan thuế tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận hồ sơ khai thuế do cơ quan thuế thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử

- Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế: Công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.

- Trường hợp hồ sơ được gửi qua đường bưu chính: Công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.

4. Lưu ý khi đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc

Việc đăng ký giảm trừ đúng quy định không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng thuế mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế. Tuy nhiên, quy trình này đăng ký giảm trừ đòi hỏi sự cẩn trọng và hiểu biết rõ ràng về các quy định hiện hành. 

Lưu ý khi đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc.

Dưới đây là một vài lưu ý quan trọng khi đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc:

- Người nộp thuế cần đảm bảo thông tin kê khai người phụ thuộc là chính xác và và có giấy tờ chứng minh.

- Giữ lại bản sao các giấy tờ đã nộp để làm căn cứ trong trường hợp có thanh tra, kiểm tra.

- Theo dõi và kiểm tra tình trạng hồ sơ trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

- Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: trong vòng ba (03) tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc). Quá thời hạn nộp hồ sơ nêu trên, nếu người nộp thuế không nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc sẽ không được giảm trừ cho người phụ thuộc và phải điều chỉnh lại số thuế phải nộp.

- Trong thời gian tính giảm trừ gia cảnh, cá nhân có thay đổi (tăng/giảm) về người phụ thuộc hoặc thay đổi nơi làm việc thì người nộp thuế phải thực hiện nộp lại hồ sơ chứng minh người phụ thuộc (hồ sơ, trình tự các bước, thực hiện như nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc lần đầu).

Đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc đã có mã số thuế TNCN không quá phức tạp nếu người nộp thuế nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Trong trường hợp vẫn chưa rõ về các điều kiện và thủ tục kê khai giảm trừ cho người phụ thuộc, người nộp thuế có thể liên hệ với cơ quan thuế nơi thực hiện kê khai để được hướng dẫn.

Thu Hương