Trong hoạt động kế toán, tài chính chứng từ chỉ là công cụ ghi nhận giao dịch mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong kiểm toán, thuế và quản trị doanh nghiệp. Vậy chứng từ là gì? Khái niệm, vai trò và phân loại chứng từ như thế nào? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.

1. Chứng từ là gì? Khái niệm chứng từ theo quy định hiện hành

Chứng từ là khái niệm quen thuộc trong hoạt động tài chính kế toán, tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ định nghĩa chính xác về chứng từ.

1.1 Chứng từ là gì? 

Hiện nay, khái niệm chứng từ được thống nhất theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ ban hành ngày 19/10/2020. Cụ thể, theo Khoản 4, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Như vậy, có thể hiểu chứng từ là giấy tờ dùng ghi nhận thông tin về các khoản thu thế phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí lệ phí.

1.2 Khái niệm chứng từ kế toán

Bên cạnh khái niệm chứng từ được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì còn có khái niệm về chứng từ kế toán. Cụ thể, theo Khoản 1, Điều 16, Luật Kế toán 2015 còn định nghĩa chứng từ kế toán như sau:

Chứng từ kế toán có yêu cầu bắt buộc về nội dung (quy định tại Khoản 1, Điều 16, Luật kế toán 2015) theo Luật kế toán. Hiện nay, chứng từ kế toán có 2 hình thức là chứng từ điện tử và chứng từ giấy.

2. Vai trò của chứng từ trong hoạt động Kế toán - Tài chính

Chứng từ đóng vai trò quan trong trong hoạt động kế toán - tài chính của doanh nghiệp. Chứng từ không chỉ đơn thuần là giấy tờ hành chính mà còn là "xương sống" của mọi hoạt động tài chính, kế toán:

• Cơ sở pháp lý: Là bằng chứng hợp pháp cho các giao dịch, giúp giải quyết tranh chấp (nếu có) và là căn cứ để cơ quan thuế, kiểm toán xác minh thông tin.
• Căn cứ hạch toán: Là nguồn dữ để ghi chép vào sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế.
• Kiểm soát nội bộ: Giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền - các khoản thu chi, kiểm soát hàng hóa, tài sản.
• Phân tích và ra quyết định: Dựa vào dữ liệu từ chứng từ, nhà quản trị có thể phân tích hiệu quả hoạt động, đánh giá tình hình tài chính và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp và kịp thời.

3. Phân loại chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế

Có nhiều cách phân loại chứng từ như phân loại theo lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí hay phân loại theo hoạt động quản lý của đơn vị, doanh nghiệp. Việc phân loại chứng từ hỗ trợ quản lý chứng từ hiệu quả, tránh sai sót và đảm bảo thực hiện đúng các quy định của pháp luật.

3.1 Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm:

Hiện nay, việc phân loại chứng từ chủ yếu phục vụ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế. Căn cứ theo quy định tại Điều 30, Nghị định 123/2020/NĐ-CP chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế được phân thành 2 loại gồm:

a) Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được hiểu là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động bị khấu trừ thuế TNCN. Chứng từ này dùng để ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN đã khấu trừ.

b) Biên lai 

Biên lai gồm các loại sau:

• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;
• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;
• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

Trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuế trường hợp có yêu cầu các loại chứng từ khác, Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện.

3.2 Phân loại chứng từ theo hoạt động của doanh nghiệp

Trên thực tế, người ta có thể phân loại chứng từ theo nhiều tiêu chí khác nhau như:

a) Phân loại theo công dụng: 

• Chứng từ gốc: được lập đầu tiên khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh (VD: hóa đơn bán hàng, phiếu nhập/xuất kho.
• Chứng từ ghi sổ: được dùng để làm căn cứ ghi vào các sổ sách kế toán (VD: phiếu kế toán, phiếu hạch toán).

b) Phân loại theo nghiệp vụ kinh tế: 

• Chứng từ mua: Do đối tác lập (VD: hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp, sao kê ngân hàng)
• Chứng từ bán: Do doanh nghiệp lập ghi nhận các nghiệp vụ nội bộ hoặc giao dịch bán (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho).

c) Phân loại theo nội dung kinh tế phát sinh: 

• Chứng từ tiền tệ (phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu); 
• Chứng từ vật tư (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê); 
• Chứng từ bán hàng (hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ); 
• Chứng từ tài sản cố định (biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ); 
• Chứng từ lao động tiền lương (bảng chấm công, bảng thanh toán lương).

4. Nguyên tắc lập và lưu trữ chứng từ trong doanh nghiệp

Việc lưu trữ và quản lý chứng từ là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Lưu trữ chứng từ cần đảm bảo các nguyên tắc nhất định theo Điều 18, Luật Kế toán 2015 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Dưới đây là một số nguyên tắc lưu trữ chứng từ quan trọng:

• Lập một lần cho mỗi nghiệp vụ phát sinh: Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
• Rõ ràng, đầy đủ, hợp lệ: Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác theo theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Ghi chứng từ: Không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa. Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
• Lập theo trình tự thời gian: Chứng từ cần được lập theo trình tự thời gian hoặc loại hình, dễ dàng tìm kiếm khi cần.
• Lập đủ số liên: Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.
• Chữ ký và chịu trách nhiệm: Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
• Chứng từ điện tử: Phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử; Phải tuân theo quy định của pháp luật về: định dạng, đăng ký.
• Thời hạn lưu trữ: Tuân thủ đúng thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật (5 năm, 10 năm, hoặc vĩnh viễn tùy từng loại chứng từ).
• Bảo quản an toàn: Chứng từ cần được bảo quản trong điều kiện tốt, tránh ẩm mốc, cháy nổ, hư hỏng.

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, chứng từ điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến. Việc sử dụng chứng từ điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ mà còn tăng cường tính bảo mật và hiệu quả trong quản lý.

Chứng từ tạo nền tảng vững chắc cho sự minh bạch, chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính của mỗi tổ chức. Nắm rõ chứng từ là gì, khái niệm, vai trò và phân loại chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro, đồng thời quản lý chứng từ hiệu quả.

Thu Hương