Ngày 28/6/2025, Cục Thuế đã ban hành Công văn số 2113/CT-CS gửi Chi cục Thuế khu vực XIX nhằm làm rõ một số nội dung liên quan đến việc sử dụng chứng từ điện tử. Theo đó, hướng dẫn cụ thể việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trong bối cảnh nhiều quy định mới đã bắt đầu có hiệu lực thi hành.

1. Công văn 2113/CT-CS hướng dẫn chi tiết sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Tại Công văn số 2113/CT-CS, Cục Thuế Hà Nội hướng dẫn nhiều nội dung quan trọng. Cục thuế đặc biệt nhấn mạnh về việc thực hiện lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ:

Một là:  Tổ chức khấu trừ thuế TNCN phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây và chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. 

Thời gian áp dụng từ ngày 01/06/2025 khi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thi hành.

Hai là: Trường hợp tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, nếu phát hiện chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập theo các quy định trước đây bị sai thì lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập sai.

2. Doanh nghiệp cần làm gì để tránh các sai phạm khi sử dụng chứng từ điện tử?

Đứng trước sự thay đổi mạnh mẽ trong việc số hóa, kiểm soát chặt chẽ nguồn thuế và cải cách các chính sách pháp luật, doanh nghiệp cần:

• Cập nhật và chuẩn hóa hệ thống chứng từ điện tử nội bộ;
• Rà soát lại quy trình lập, ký, lưu trữ chứng từ điện tử;
• Đào tạo nhân sự để đảm bảo tuân thủ quy định về chứng từ điện tử;
• Phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm để bảo đảm hệ thống đáp ứng các tiêu chí pháp lý về lưu trữ và ký số.

Công văn 2113/CT-CS cung cấp thông tin quan trọng để các doanh nghiệp, tổ chức thực hiện tốt các quy định mới liên quan đến chứng từ điện tử. Theo đó, thúc đẩy doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thiện quy trình mới trong việc lập và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Việc tuân thủ đầy đủ quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch, hiệu quả trong công tác quản lý tài chính - kế toán.

3. Vai trò của phần mềm khấu trừ thuế trong việc thực hiện theo hướng dẫn mới của Cục thuế

Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sẽ giúp hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tuân thủ đúng các quy định của cơ quan thuế, đặc biệt là các hướng dẫn mới trong Công văn số 2113/CT-CS từ Cục Thuế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Một số vai trò và giải pháp hữu ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm khấu trừ thuế có thể kể đến như sau:

• Phần mềm giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, lập chứng từ đúng thời điểm khấu trừ thuế, ký số đúng quy định và đảm bảo định dạng chuẩn theo quy định mới.
• Tự động hóa quy trình lập chứng từ giúp giảm sai sót, dễ dàng truy xuất và kiểm tra thông tin giúp tăng tính minh bạch và chính xác.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí, giảm thiểu thủ tục hành chính, không cần in ấn, lưu trữ giấy tờ thủ công.
• Bảo mật và an toàn hơn do phần mềm sử dụng chữ ký số và lưu trữ điện tử giúp bảo vệ dữ liệu thuế của người lao động.
• Phần mềm có thể được dễ dàng tích hợp và kết nối với các phần mềm khác như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự CRM, và hệ thống hóa đơn điện tử ... để đồng bộ dữ liệu.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm cũng cần lưu ý một vài điều quan trọng sau:

(1) Doanh nghiệp cần đảm bảo phần mềm có đầy đủ các nội dung bắt buộc như: thông tin người nộp thuế, số thuế đã khấu trừ, thời điểm lập chứng từ và chữ ký số theo quy định.

(2) Phải lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ thuế và giao cho người lao động, trừ khi họ đã ủy quyền quyết toán thuế.

Nếu đơn vị, doanh nghiệp có mong muốn triển khai phần mềm khấu trừ thuế TNCN cho đơn vị của mình hoặc cần tư vấn chọn giải pháp phù hợp - Phần mền ECN Thái Sơn sẽ là một lựa chọn rất đáng để doanh nghiệp lựa chọn trải nghiệm.

Quý doanh nghiệp có thể xem giới thiệu về phần mềm ECN tại địa chỉ trang web: https://ecn.net.vn/gioi-thieu

Khách hàng cần hỗ trợ thêm thông tin hoặc nhận báo giá tốt nhất, Quý khách hàng vui lòng liên hệ tổng đài HTKH 24/7 miễn phí của ECN 📞1900 4767 - 1900 4768. Đặc biệt đối với khách hàng đang sử dụng bộ giải pháp phần mềm của Công ty PTCN Thái Sơn sẽ được nhận được thêm nhiều ưu đãi hấp dẫn khác.

ECN luôn sẵn sàng phục vụ Quý khách hàng!

Thu Hương