Nghị định 123/2020/NĐ-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính đã mang tới nhiều điểm mới về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Hãy cùng ECN điểm qua những thông tin đáng chú ý về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mà doanh nghiệp cần phải biết ngay sau đây.

Tìm hiểu về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu chứng minh việc khấu trừ một phần thuế thu nhập cá nhân đã được quy định tại Khoản 5, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Vậy chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có gì khác so với chứng từ giấy?

1.1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Chứng từ điện tử bao gồm các loại tài liệu, biên lai được biểu thị dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế, hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí và thuế.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ được cơ quan có thẩm quyền quy định theo mẫu và cũng sẽ được cấp cho các cá nhân khấu trừ khoản thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ tương ứng
Do vậy khái niệm cụ thể chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có thể hiểu là chứng từ được cấp cho cá nhân thể hiện khoản thuế thu nhập đã được khấu trừ, loại chứng từ này có dạng dữ liệu điện tử.

1.2. Vai trò của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Vai trò của chứng từ khấu trừ thuế TNCN là vô cùng quan trọng trong hoạt động kê khai, nộp thuế của cá nhân và tổ chức:
- Chứng từ chứng minh và bảo vệ quyền lợi cá nhân trong việc nộp thuế thu nhập.
- Cho thấy sự minh bạch trong các khoản phải nộp và điều chỉnh chính xác.
- Cơ quan Thuế có thể quản lý kê khai và sử dụng ngân sách từ thuế chặt chẽ, hiệu quả hơn.
>> Tham khảo: Thuế TNCN với cá nhân cư trú và không cư trú.

2. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Theo Tổng Cục Thuế, kể từ ngày 01/07/2022, cơ quan Thuế sẽ không còn cung cấp Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân dưới dạng giấy. Vì vậy:
- Các tổ chức chi trả thu nhập phải chuyển sang sử dụng Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử.
- Trong trường hợp còn chứng từ cũ đã tự in hoặc còn chứng từ do cơ quan thuế cấp, tổ chức được phép tiếp tục sử dụng cho đến khi hết và sau đó phải bắt buộc chuyển sang sử dụng Chứng từ điện tử.
Tại điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ như sau:
“Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.”
Như vậy, thời điểm khấu trừ thuế TNCN cũng là thời điểm mà doanh nghiệp phải lập chứng từ cho người lao động.
>> Tham khảo: Hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

3. Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tuân theo quy định về nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN và được bổ sung một số điểm mới.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cần có thông tin gì?

3.1. Quy định về nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo Khoản 1, Điều 32 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần phải bao gồm các thông tin sau đây:
a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam)
đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Đối với chứng từ khấu trừ thuế điện tử, chữ ký trên chứng từ điện tử được thay thế bằng chữ ký số.
So với mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN trước đó (có quy định tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC), mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020 có bổ sung thêm một số điểm mới về nội dung, bao gồm:
– Chỉ tiêu [14a]: Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc
– Phần ký được thay thế bằng Chữ ký số.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

3.2. Định dạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức được tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại Khoản 1, Điều 32, Nghị định 123/2020.
Chứng từ điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác nội dung của chứng từ, đảm bảo ko dẫn tới cách hiểu sai lệch để người dùng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử (khoản 2,3, Điều 33, Nghị định 123).

4. Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử ECN

Để thực hiện chuyển đổi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử hiệu quả, doanh nghiệp cần một giải pháp phần mềm toàn diện.

ECN - giải pháp quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Phần mềm ECN là một giải pháp đơn giản và hiệu quả để điện tử hóa hoàn toàn các thao tác liên quan đến việc xử lý thuế TNCN của doanh nghiệp. Dưới đây là các tính năng chính mà ECN cung cấp để đáp ứng đầy đủ các quy định về chứng từ:
- Cung cấp các biểu mẫu chứng từ theo quy định pháp luật, và cập nhật ngay lập tức các quy định mới nhất.
- Đảm bảo tính hợp lệ pháp lý theo quy định hiện hành về chứng từ thuế TNCN điện tử.
- Dễ dàng sửa chữa các chứng từ đã lập nếu có sai sót.
- Tiện lợi trong việc tra cứu, lưu trữ và quản lý các chứng từ thuế TNCN điện tử.
- Thuận tiện trong việc tạo và gửi bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đến Cơ quan thuế.
Trên đây là những nội dung mà doanh nghiệp cần biết về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
Nắm bắt những chính sách mới và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sẽ đem lại nhiều hiệu quả tích cực trong công tác thuế của doanh nghiệp và nhà nước.
Ngoài ra, Quý khách có nhu cầu tìm hiểu thêm thông tin về phần mềm ECN - Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của Thaison Soft vui lòng liên hệ:
Hotline trung tâm hỗ trợ 24/7

• Miền Bắc: 1900 4767
• Miền Trung, Miền Nam: 1900 4768