Hiện nay, các tổ chức cá nhân làm hồ sơ hoàn thuế TNCN thực hiện theo Thông tư 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 hướng dẫn thi hành một số điều của luật quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của luật quản lý thuế. Theo đó các trường hợp khác nhau sẽ làm hồ sơ hoàn thuế TNCN khác nhau.

Hồ sơ hoàn thuế TNCN.

1. Hồ sơ hoàn thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công

Hồ sơ hoàn thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương tiền công được chia ra thành 2 trường hợp, người nộp thuế thuộc trường hợp nào sẽ làm 01 bộ hồ sơ nộp thuế ứng với trường hợp đó. Cụ thể:

1.1. Hồ sơ hoàn thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân có uỷ quyền

Trong trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền công, tiền lương thực hiện quyết toán cho cá nhân có ủy quyền nộp hộ thuế TNCN làm hồ sơ hoàn thuế TNCN gồm các giấy tờ sau:

• Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa theo mẫu số 01/DNXLNT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC;
• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế, trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký giữa đại lý thuế và người nộp thuế;
• Bảng kê chứng từ nộp thuế theo mẫu số 02-1/HT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC (áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập).

Lưu ý:
Doanh nghiệp, đơn vị thực hiện quyết toán thuế TNCN có thể lựa chọn nộp trực tiếp hoặc nộp qua mạng. Thời hạn làm thủ tục hoàn thuế TNCN nộp cho cơ quan thuế là bất cứ thời điểm nào kể từ ngày kết thúc năm tính thuế kể cả việc nộp sau thời hạn quyết toán thuế.
>> Tham khảo: Thủ tục rút tiền hoàn thuế TNCN nộp thừa sau quyết toán.

1.2. Hồ sơ hoàn thuế TNCN đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế

Trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân thì không phải nộp hồ sơ hoàn thuế.
Người nộp thuế chỉ cần ghi số thuế đề nghị hoàn tại tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 02/QTT-TNCN khi quyết toán thuế. Cụ thể ghi tại:

•  Chỉ tiêu [47] – “Số thuế hoàn trả vào tài khoản NNT”
• Hoặc Chỉ tiêu [49] – “Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau”

Cơ quan thuế giải quyết hoàn căn cứ vào hồ sơ quyết toán thuế TNCN để giải quyết hoàn nộp thừa cho người nộp thuế theo quy định.

Nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN thông qua phần mềm ECN - chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử.

Hai cách nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN:
Người nộp thuế có 2 cách nộp Tờ khai quyết toán 02/QTT-TNCN là nộp trực tiếp (File Excel) hoặc nộp online qua mạng (file XML):
Cách 1: Nộp trực tiếp
Nếu người nộp thuế nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN trực tiếp cần chuẩn bị các loại giấy tờ gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN.
• Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (là chứng từ khấu trừ thuế mà doanh nghiệp cấp cho các bạn)
• Căn cước công dân;
• Bản chụp hợp đồng lao động (Nếu quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý Doanh nghiệp giảm trừ gia cảnh).

Cách 2: Nộp qua mạng
Nếu nộp qua mạng người nộp thuế làm Tờ khai Quyết toán 02/QTT-TNCN trên phần mềm HTKK rồi kết xuất XML. Tiếp theo truy cập website theo đường dẫn sau: https://canhan.gdt.gov.vn  hoặc http://thuedientu.gdt.gov.vn.
Tiếp đó đăng nhập tài khoản cá nhân rồi thực hiện các bước nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN theo điều hướng từ hệ thống.

2. Nơi nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người nộp thuế thực hiện nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN cho cơ quan thuế.

1. Đối với doanh nghiệp, đơn vị làm thủ tục hoàn thuế cho các cá nhân ủy quyền thì nơi nộp hồ sơ là cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
2. Đối với cá nhân tự làm hồ sơ hoàn thuế TNCN thì nơi nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN là nơi làm hồ sơ quyết toán thuế và được xác định theo hướng dẫn tại Công văn 636/TCT-DNNCN hướng dẫn quyết toán thuế TNCN ban hành ngày 12/3/2021.

Cụ thể đối với trường hợp cá nhân tự làm hồ sơ hoàn thuế TNCN như sau:

(1) Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm

• Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm theo quy định tại điểm a Khoản 8 Điều 11 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP.
• Trường hợp cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp, vừa có thu nhập do tổ chức chi trả đã khấu trừ thì cá nhân nộp hồ tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm.
• Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất trong năm thì cá nhân tự lựa chọn nơi nộp hồ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả hoặc nơi cá nhân cư trú.

Nơi nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN.

(2) Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên

Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ như sau:

• Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó.
• Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng.
• Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
• Trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
• Cá nhân cư trú trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nơi nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Lưu ý:
Thời gian giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN là trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hoàn thuế. Cơ quan thuế có trách nhiệm giải quyết thủ tục hoàn thuế TNCN (Theo quy định tại Điều 32, Thông tư 80/2021/TT-BTC).
Như vậy, các đơn vị, cá nhân lưu ý khi làm hồ sơ hoàn thuế TNCN. Trường hợp có vướng mắc có thể liên với cơ quan thuế nơi quản lý trực tiếp để được hướng dẫn.
Ngoài ra, Quý khách có nhu cầu tìm hiểu thêm thông tin về phần mềm ECN - Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của Thaison Soft vui lòng liên hệ:
Hotline trung tâm hỗ trợ 24/7

• Miền Bắc: 1900 4767
• Miền Trung, Miền Nam: 1900 4768