Hướng dẫn chi tiết viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò quan trọng trong quá trình tính toán và hạch toán thuế TNCN. Việc viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN là trách nhiệm của doanh nghiệp, đơn vị - là người trả thu nhập cho người lao động. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN mà kế toán cần lưu ý.

Hướng dẫn viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

1. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?

Để hiểu rõ chứng từ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cần hiểu rõ chứng từ là gì và khấu trừ thuế TNCN là gì?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 4, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP chứng từ được hiểu như sau:

“4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in Cấu trúc và nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN”.

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:

“Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập”.

Hiện chưa có văn bản nào quy định rõ khái niệm về chứng từ khấu trừ thuế TNCN, tuy nhiên căn cứ vào các quy định hiện hành về chứng từ và các quy định về khấu trừ thuế có thể hiểu: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN khấu trừ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho người nộp thuế.

>> Tham khảo: Thuế TNCN lương ngoài giờ được tính như thế nào?

2. Chứng từ khấu trừ thuế dùng để làm gì?

Trong công tác quản lý thuế sẽ có rất nhiều các trường hợp xảy ra, trong đó bao gồm việc tính toán thuế TNCN phải nộp, xác minh thuế TNCN, kiểm tra, thanh tra thuế… Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là tài liệu quan trọng sử dụng trong nhiều trường hợp như:

- Sử dụng làm căn cứ tính thuế TNCN phải nộp: giúp người nộp thuế có thể tính số thuế TNCN phải nộp

- Sử dụng bổ sung hồ sơ khai thuế để được khấu trừ thuế: là giấy tờ quan trọng trong hồ sơ khai thuế.

- Sử dụng làm căn cứ chứng minh sự minh bạch trong kê khai thuế TNCN: việc đã khấu trừ thuế TNCN cần được thể hiện thông qua chứng từ khấu trừ thuế.

- Sử dụng khi có thanh tra, kiểm tra: Căn cứ pháp lý khi có thanh tra, kiểm tra về thuế.

- Sử dụng xử lý quyết toán hồ sơ cho người nộp thuế: Cơ quan thuế sử dụng làm căn cứ xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho người nộp thuế.

>> Tham khảo: Hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN.

3. Viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN là trách nhiệm của cá nhân, tổ chức trả thu nhập. Việc viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần tuân thủ quy định của pháp luật về thuế.

Tiêu chuẩn về nội dung khi viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

3.1. Trách nhiệm viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC thì tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế có trách nhiệm viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN và cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân người bị khấu trừ thuế.

Trường hợp người lao động bị khấu trừ thuế ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập không cần cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động.

3.2. Tiêu chuẩn về nội dung khi viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Nội dung là phần quan trọng nhất trong chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Tiêu chuẩn về nội dung khi viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN thường bao gồm các thông tin sau:

- Thông tin người nộp thuế: Họ tên, mã số thuế cá nhân, địa chỉ.

- Thông tin người trả thu nhập: Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ.

- Thời gian làm việc: Tháng, năm.

- Tổng thu nhập: Bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, các khoản thu nhập khác.

- Các khoản được khấu trừ: Khấu trừ gia cảnh, khấu trừ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

- Thuế thu nhập đã khấu trừ: Số tiền thuế đã được khấu trừ từ tổng thu nhập.

- Chữ ký và dấu của người lập chứng từ.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

3.3. Cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu 03/TNCN) được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Các bước thực hiện gồm có:

Bước 1 - Tải mẫu: tải mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên các trang web của cơ quan thuế hoặc các phần mềm kế toán.

Bước 2 - Điền thông tin: kế toán điền đầy đủ và chính xác các thông tin vào các ô tương ứng trên mẫu chứng từ.

Bước 3 - Kiểm tra lại thông tin: kế toán kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin đã điền để tránh sai sót.

Bước 4: Ký và đóng dấu: Kế toán thực hiện ký và đóng dấu xác nhận (Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ điện tử bắt buộc thực hiện ký số và in bản chuyển đổi cấp cho người nộp thuế).

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Doanh nghiệp viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu.

I. THÔNG TIN TỔ CHỨC TRẢ THU NHẬP (Information of the income paying organization)

Thông tin về tổ chức trả thu nhập từ [01] đến [04] => điền thông tin về tổ chức trả thu nhập.

Cụ thể:

[01] Tên tổ chức trả thu nhập (Name of the income paying organization): Ghi tên công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (viết chữ in hoa).

[02] Mã số thuế (Taxidentificationnumber): Viết mã số thuế của doanh nghiệp, đơn vị (mã số thuế được ghi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh).

[03] Địa chỉ (Address): Viết theo địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

[04] Điện thoại (Telephone number): Viết số điện thoại doanh nghiệp, đơn vị đã đăng ký với cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Cách tính thuế TNCN người nước ngoài không cư trú.

II. THÔNG TIN NGƯỜI NỘP THUẾ (Information of taxpayer)

Thông tin về tổ chức trả thu nhập từ [05] đến [13] => điền thông tin người nộp thuế.

[05] Họ và tên (Full name): Ghi đầy đủ họ tên người nộp thuế trên CMND hoặc CCCD (viết chữ in hoa).

[06] Mã số thuế: (Taxidentificationnumber): Viết mã số thuế người nộp thuế.

[07] Quốc tịch (Nationality): Ghi quốc tịch người nộp thuế.

[08] Cá nhân cư trú (Resident individual): Đánh dấu (x) vào ô nếu người nộp thuế là cá nhân cư trú.

[09] Cá nhân không cư trú (Non-resident individual): Đánh dấu (x) vào ô nếu người nộp thuế là cá nhân không cư trú.

[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ (Contact Address or Telephone Number): Viết số điện thoại mà người nộp thuế đang sử dụng là số điện thoại đã đăng ký với cơ quan thuế trước đó.

Lưu ý: Trường hợp người nộp thuế không có mã số thuế thì ghi thông tin cá nhân theo 2 chỉ tiêu [11] & [12] dưới đây:

[11] Số CMND/CCCD hoặc số hộ chiếu (ID/Passport Number): Số CMND/CCCD hoặc số hộ chiếu người nộp thuế.

[12] Nơi cấp (Place of issue): Nơi cấp CMND/CCCD hoặc số hộ chiếu người nộp thuế.

[13] Ngày cấp (Date of issue): Ngày cấp CMND/CCCD hoặc số hộ chiếu.

III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ (Information of personal income tax withholding)

Thông tin về tổ chức trả thu nhập từ [05] đến [13] => viết thông tin thuế TNCN khấu trừ đối với người nộp thuế.

[14] Khoản thu nhập (Type of income): viết rõ loại thu nhập cá nhân nhận được (VD: Thu nhập từ tiền lương, thu nhập từ kinh doanh,…)

[14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc (the aforesaid deductible insurance premiums): viết rõ số tiền cá nhân phải trích nộp bảo hiểm theo tỷ lệ quy định (10,5%)

[15] Thời điểm trả thu nhập (Time of income payment): Tháng hoặc năm cá nhân được trả thu nhập

[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ (Total taxable income to be withheld): viết tổng số thu nhập chịu thuế mà doanh nghiệp trả cho cá nhân

[17] Tổng thu nhập tính thuế (Total tax calculation income): viết tổng số thu nhập tính thuế doanh nghiệp trả cho các nhân

[18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ (Amount of personal income tax withheld): viết tổng số thuế TNCN mà doanh nghiệp đã khấu trừ của cá nhân.

>> Tham khảo: Tải file excel tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công.

3.4. Lưu ý khi viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Khi viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN lưu ý các điều sau:

- Kiểm tra thông tin chính xác: Thông tin trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải chính xác và trùng khớp với các hồ sơ khác.

- Số liệu rõ ràng: Số liệu về thu nhập, khấu trừ phải được tính toán chính xác và trình bày rõ ràng. Nếu sử dụng chứng từ giấy không được tẩy xóa.

- Lưu trữ và bảo quản cẩn thận theo quy định: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu quan trọng, cần được lưu trữ và bảo quản cẩn thận theo quy định của Luật kế toán và phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra.

4. Phần mềm chứng từ thuế cá nhân ECN hỗ trợ khấu trừ thuế nhanh, chính xác

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp, đơn vị thực hiện kê khai thuế TNCN cho người lao động được thuận lợi và cấp chứng từ thuế TNCN nhanh chóng, đúng quy định Công ty Pháp triển Công nghệ Thái Sơn đã nghiên cứu và phát triển phần mềm chứng từ thuế thu nhập cá nhân điện tử ECN hỗ trợ thực hiện khấu trừ thuế TNCN nhanh, chính xác được đông đảo doanh nghiệp, đơn vị lựa chọn.

Phần mềm chứng từ thuế ECN.

Ưu điểm của phần mềm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử ECN:

- Cung cấp đầy đủ biểu mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định pháp luật, cập nhật kịp thời các quy định mới nhất.

- Đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định hiện hành về chứng từ thuế TNCN điện tử.

- Dễ dàng xử lý chứng từ đã lập có sai sót.

- Thuận tiện trong tra cứu và lưu trữ, quản lý chứng từ thuế TNCN điện tử.

- Dễ dàng lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử và gửi Cơ quan thuế.

Hy vọng, với thông tin được cung cấp trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp, đơn vị viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN và cung cấp cho người lao động nhanh chóng, thuận tiện. Để đảm bảo tính chính xác doanh nghiệp, đơn vị cần thường xuyên cập nhật các quy định và theo dõi các thông tin liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Ngoài ra, Quý khách có nhu cầu tìm hiểu thêm thông tin về phần mềm ECN - Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của Thaison Soft vui lòng liên hệ:

Hotline trung tâm hỗ trợ 24/7