Cá nhân có thể ủy quyền quyết toán thuế TNCN hoặc khai thuế TNCN với cơ quan thuế. Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế thì có thể nộp hồ sơ khai thuế TNCN bằng phương thức trực tiếp hoặc khai online thông qua Cổng thông tin điện tử của Cơ quan thuế. 

 

Hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN.

 

1. Đối tượng trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế

 

Có 5 trường hợp, cá nhân phải tự quyết toán thuế với cơ quan thuế (Căn cứ Công văn số 2783/CTTPHCM-TTHT ngày 18/3/2024), cụ thể gồm: 

 

- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên mà không đáp ứng điều kiện được ủy quyền quyết toán nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

 

- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế.

 

- Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh. Tuy nhiên, cá nhân cũng có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định về quyết toán thuế đối với cá nhân. 

 

- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ nước ngoài và cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán chưa khấu trừ thuế trong năm nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

 

- Cá nhân có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên thì năm quyết toán đầu tiên là 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.

 

>> Tham khảo: Thuế TNCN hạch toán như thế nào?

 

2. Hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN

 

Tự quyết toán thuế TNCN là một trong những việc cần làm để tránh bị phạt hành chính về thuế. Theo đó, người nộp thuế phải nắm được hồ sơ quyết toán thuế và quy trình thực hiện quyết toán thuế.

 

Tự quyết toán thuế tại cơ quan thuế TNCN.

 

2.1. Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN

 

Đối với cá nhân khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm các giấy tờ sau:

 

- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.

 

- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.

 

- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập (nếu có).

 

- Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp (nếu có).

 

- Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.

 

- Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).

 

- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo quy định (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).

 

- Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).

 

Lưu ý: 

 

- Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế. 

 

- Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (bản giấy do người nộp thuế tự in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế).

 

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

 

2.2. Quy trình tự quyết toán thuế TNCN

 

Không phải ai cũng nắm rõ quy trình tự quyết toán thuế TNCN, dưới đây là các bước thực hiện tự quyết toán thuế TNCN.

 

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

 

Người nộp thuế chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNCN như đã nêu ở trên. Trường hợp không đủ các giấy tờ người nộp thuế sẽ không thể quyết toán hoặc không đảm bảo các lợi ích được khấu trừ của mình.

 

Bước 2: Nộp hồ sơ

 

Người nộp thuế nộp hồ sơ quyết toán cho cơ quan thuế. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi cá nhân trường hợp khai trực tiếp với cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

 

- Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là ngày làm việc tiếp theo. 

 

- Cá nhân có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.

 

Có thể nộp hồ sơ quyết toán thuế trực tiếp hoặc nộp hồ sơ online.

 

Người nộp thuế có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc nộp hồ sơ online theo quy định. Cụ thể:

 

- Nộp trực tiếp: Người nộp thuế đến cơ quan thuế nơi đăng ký tạm trú hoặc thường trú để nộp hồ sơ.

 

- Nộp qua dịch vụ công trực tuyến: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ: https://canhan.gdt.gov.vn/ để thực hiện các thủ tục khai báo và nộp thuế trực tuyến.

 

Đối với trường hợp lựa chọn nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế: Tại bước chọn “Kết xuất XML”, hệ thống sẽ gửi về file tờ khai theo định dạng XML. Khi này người nộp thuế phải thực hiện “In tờ khai” để nộp cho cơ quan thuế để làm hồ sơ khấu trừ (có thể nộp bản in thông qua đường bưu điện).

 

>> Tham khảo: Thuế TNCN từ tiền lương tiền công.

 

Bước 3: Nhận thông báo 

 

Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ:

 

- Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế: cán bộ thuế sẽ tiếp nhận, người nộp thuế nộp số thuế còn thiếu và hoàn tất thủ tục quyết toán. 

 

- Trường hợp nộp thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế: hệ thống sẽ thông báo nộp hồ sơ thành công.

 

Trường hợp hồ sơ không đúng, không hợp lệ người nộp thuế bổ sung theo hướng dẫn của cán bộ quản lý thuế.

 

3. Các trường hợp không phải quyết toán thuế TNCN

 

Có nhiều trường hợp không cần quyết toán thuế. Căn cứ theo Công văn số 2783/CTTPHCM-TTHT cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công trong các trường hợp sau đây không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân:

 

(1) Cá nhân có số thuế TNCN phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống. 

 

(2) Cá nhân có số thuế TNCN phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

 

(3) Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

 

(4) Cá nhân được người sử dụng lao động mua các loại bảo hiểm gồm:

 

- Bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện). 

 

- Bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy.

 

Trong đó phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng với phần người sử dụng lao động mua hoặc đóng góp cho người lao động.

 

Hy vong với hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN sẽ giúp nhiều người lao động có thể thực hiện tự quyết toán nhanh chóng. Trường hợp người lao động có nhiều khoản thu nhập có thể thuế dịch vụ quyết toán thuế khác tránh nhầm lẫn bảo vệ lợi ích của mình.

 

Để tham khảo thêm về phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ tới ECN để được tư vấn viên hỗ trợ theo hotline:

 

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Trung, Nam: 1900.4768