Để bảo đảm nghĩa vụ thuế được thực hiện đúng quy định và hạn chế rủi ro pháp lý, pháp luật thuế cho phép người nộp thuế lập tờ khai bổ sung quyết toán thuế TNCN khi phát hiện sai sót sau khi đã nộp hồ sơ quyết toán. Việc hiểu đúng và thực hiện đúng thủ tục khai bổ sung không chỉ giúp người nộp thuế điều chỉnh nghĩa vụ thuế kịp thời mà còn tránh các khoản phạt không đáng có.

1. Tờ khai bổ sung quyết toán thuế TNCN là gì?

Tờ khai bổ sung quyết toán thuế TNCN là hồ sơ được người nộp thuế lập để điều chỉnh, sửa đổi các thông tin đã kê khai trong hồ sơ quyết toán thuế trước đó khi phát hiện có sai sót.

Việc khai bổ sung có thể làm tăng, giảm số thuế phải nộp, hoặc thay đổi số thuế được hoàn, số thuế nộp thừa chuyển kỳ sau.

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế, người nộp thuế được quyền khai bổ sung trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định kiểm tra, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

2. Các trường hợp cần thực hiện khai bổ sung quyết toán thuế TNCN

Trong quá trình thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), việc phát sinh sai sót về số liệu, thu nhập chịu thuế, khoản giảm trừ hoặc số thuế đã khấu trừ là điều khó tránh khỏi.

Do đó, bước đầu tiên cần xác định rõ các trường hợp cần thực hiện khai bổ sung quyết toán thuế TNCN.

2.1. Đối với cá nhân

Đối với cá nhân khai bổ sung quyết toán thuế khi:

- Kê khai thiếu thu nhập chịu thuế;

- Sai thông tin người phụ thuộc, mức giảm trừ gia cảnh;

- Sai số thuế đã khấu trừ hoặc thuế tạm nộp;

- Sai số thuế phải nộp hoặc số thuế đề nghị hoàn;

- Áp dụng sai biểu thuế lũy tiến.

2.2. Đối với tổ chức, doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp có khấu trừ và quyết toán thay người lao động khai bổ sung quyết toán thuế khi:

- Khai thiếu hoặc thừa thu nhập chi trả;

- Sai số thuế TNCN đã khấu trừ;

- Sai thông tin cá nhân người lao động;

- Nhầm lẫn số thuế đã nộp thay NLĐ.

3. Nguyên tắc lập và mẫu tờ khai bổ sung quyết toán thuế

Việc nắm rõ nguyên tắc lập và sử dụng mẫu tờ khai bổ sung quyết toán thuế là cơ sở quan trọng để người nộp thuế kịp thời điều chỉnh hồ sơ, bảo đảm tuân thủ đúng quy định pháp luật. Hiểu đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro xử phạt và tiết kiệm thời gian khi làm việc với cơ quan thuế.

3.1. Nguyên tắc lập tờ khai bổ sung quyết toán thuế

Khi lập tờ khai bổ sung quyết toán thuế TNCN, người nộp thuế cần:

- Sử dụng đúng mẫu tờ khai theo quy định hiện hành;

- Lập bảng giải trình khai bổ sung, điều chỉnh rõ nội dung sai sót;

- Tính toán lại số thuế chênh lệch và nộp đủ tiền thuế tăng thêm (nếu có), kèm tiền chậm nộp theo quy định;

- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ làm căn cứ cho việc khai bổ sung.

3.2. Mẫu tờ khai bổ sung quyết toán thuế

Mẫu tờ khai bổ sung quyết toán thuế TNCN hiện nay là Mẫu 01/KHBS được ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Mẫu tờ khai bổ sung quyết toán thuế TNCN.

>> Tải mẫu 01/KHBS TẠI ĐÂY

4. Hướng dẫn chi tiết các bước khai bổ sung quyết toán thuế TNCN

Để khai bổ sung quyết toán thuế bạn cần thực hiện lần lượt các bước như sau:

Bước 1: Xác định rõ nội dung sai sót

Người nộp thuế cần rà soát:

- Hồ sơ quyết toán đã nộp;

- Chứng từ khấu trừ thuế;

- Hợp đồng lao động, bảng lương;

- Chứng từ nộp thuế.

Sau khi xác định chính xác sai ở đâu bạn mới có thể lập tờ khai bổ sung. Việc lập tờ khai bổ sung ảnh hưởng tăng hay giảm nghĩa vụ thuế.

Bước 2: Lập tờ khai bổ sung trên hệ thống điện tử

Người nộp thuế lựa chọn hình thức lập tờ khai bổ sung điện tử hoặc lập tờ khai giấy.

Trường hợp người nộp thuế gửi hồ sơ qua giao dịch điện tử:

1) Đối với doanh nghiệp

- Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn hoặc Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc Cổng thông tin của tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN.

- Chọn khai hồ sơ thuế  → Quyết toán thuế TNCN.

- Chọn kỳ quyết toán cần bổ sung.

- Tích chọn “Tờ khai bổ sung”.

- Nhập lại số liệu đúng và đầy đủ theo điều hướng của hệ thống.

2) Đối với cá nhân

- Truy cập canhan.gdt.gov.vn.

- Chọn: Quyết toán thuế → Khai bổ sung.

- Nhập lại các chỉ tiêu cần điều chỉnh.

- Hệ thống sẽ tự động xác định chênh lệch tăng/giảm thuế so với tờ khai lần đầu.

Bước 3: Lập bảng giải trình khai bổ sung

Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC phải có bản giải trình khai bổ sung. Bản giải trình nêu rõ:

- Nội dung sai sót;

- Nguyên nhân sai;

- Số thuế tăng/giảm.

Sau đó người nộp thuế tải phụ lục đính kèm. Đây là căn cứ quan trọng khi cơ quan thuế đối chiếu hồ sơ.

Sau khi hoàn tất việc kê khai người nộp thuế ký, đóng dấu gửi qua đường bưu chính hoặc gửi trực tiếp tại cơ quan thuế nơi quản lý thuế của doanh nghiệp, cá nhân.

Trường hợp nộp hồ sơ điện tử cần ký điện tử và gửi đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế lựa chọn.

Bước 4: Nộp bổ sung tiền thuế và tiền chậm nộp (nếu có)

Nếu phát sinh tăng số thuế phải nộp:

- Nộp đủ tiền thuế chênh lệch;

- Nộp tiền chậm nộp: 0,03%/ngày trên số thuế tăng.

- Nếu giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn:

+ Không bị xử phạt;

+ Có thể bù trừ vào kỳ sau hoặc làm thủ tục hoàn thuế.

Bước 5: Cơ quan thuế tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Tiếp nhận hồ sơ: 

- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo tiếp nhận hoặc thông báo lý do không tiếp nhận hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế lựa chọn lập và gửi hồ sơ chậm nhất 15 phút kể từ khi nhận được hồ sơ điện tử của người nộp thuế.

Kiểm tra, giải quyết hồ sơ: 

- Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, giải quyết hồ sơ khai thuế: Cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận/không chấp nhận hồ sơ đến Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế lựa chọn lập và gửi hồ sơ chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên thông báo tiếp nhận nộp hồ sơ khai thuế điện tử.

Tờ khai bổ sung quyết toán thuế TNCN là công cụ pháp lý quan trọng giúp người nộp thuế điều chỉnh kịp thời các sai sót trong quá trình quyết toán, bảo đảm tuân thủ đúng quy định của pháp luật thuế.

Đối với doanh nghiệp và người lao động, việc chủ động rà soát hồ sơ, thực hiện khai bổ sung đúng thời điểm không chỉ hạn chế rủi ro xử phạt mà còn thể hiện tinh thần tuân thủ và minh bạch trong thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

Trong bối cảnh chính sách thuế ngày càng được quản lý chặt chẽ, việc nắm vững quy định về khai bổ sung quyết toán thuế TNCN là yêu cầu cần thiết đối với mọi người nộp thuế.

Thu Hương.