Khi cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động mà bị viết sai thông tin, doanh nghiệp cần xử lý trường hợp này như thế nào? Trong bài viết này ECN sẽ hướng dẫn chi tiết quý khách cách xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN viết sai đối với cả hai dạng chứng từ tự in và chứng từ điện tử.

 

Các bước xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN viết sai.

 

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

 

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ do tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập đã khấu trừ thuế theo quy định của pháp luật về thuế TNCN lập và cấp cho cá nhân có thu nhập bị khấu trừ thuế theo yêu cầu của họ.

 

Mục đích sử dụng của chứng từ khấu trừ thuế:

 

a, Đối với người nộp thuế:

 

- Làm căn cứ để xác định số thuế TNCN đã nộp trong kỳ tính thuế.

 

- Kê khai, quyết toán thuế TNCN để thực hiện thủ tục nộp bù thuế bị thiếu hoặc hoàn thuế nộp thừa.

 

b, Đối với cơ quan thuế:

 

- Kiểm tra và đối chiếu thông tin khai báo, quyết toán thuế của cá nhân.

 

>> Tham khảo: Thuế TNCN từ tiền lương tiền công.

 

2. Xử lý khi viết sai chứng từ khấu trừ thuế TNCN

 

Với 2 dạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ tự in và chứng từ điện tử, doanh nghiệp sẽ có quy trình xử lý chứng từ viết sai tương tự nhau.

 

2.1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in viết sai

 

Căn cứ theo quy định tại Điều 4, Thông tư 37/2010/TT-BTC thì trường hợp chứng từ khấu trừ thuế tự in lập sai được giải quyết như sau:

 

a, Chứng từ khấu trừ thuế TNCN viết sai nhưng chưa giao cho người lao động

 

- Gạch chéo 2 liên để huỷ bỏ rồi lập chứng từ khấu trừ mới.

 

- Lưu đầy đủ các liên của số chứng từ khấu trừ.

 

b, Chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in đã viết sai và xé liên giao cho người lao động

 

- Lập biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập,

 

- Đồng thời yêu cầu người có thu nhập nộp lại liên chứng từ đã lập sai (liên giao cho người bị khấu trừ) cho tổ chức trả thu nhập để lưu cùng với biên bản.

 

- Sau đó, lập chứng từ khấu trừ mới thay thế để giao cho người nộp thuế và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số chứng từ khấu trừ huỷ bỏ.

 

>> Tham khảo: Biểu thuế lũy tiến TNCN.

 

2.2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử viết sai

 

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử để cấp cho nhân viên, việc thực hiện xử lý cũng được thực hiện tương tự theo quy trình với chứng từ tự in.

 

Quy trình xử lý chung đối với trường hợp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử viết sai như sau:

 

- Bước 1: Doanh nghiệp mở phần mềm Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đang sử dụng.

 

- Bước 2: Truy cập chức năng phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN, chọn chứng từ cần huỷ và chọn “Huỷ chứng từ” trên thanh chức năng.

 

- Bước 3: Phần mềm yêu cầu điền lý do huỷ, quý khách thực hiện điền đủ thông tin để hoàn tất.

 

+ Nếu chứng từ viết sai nhưng chưa gửi cho người lao động thì không cần tạo biên bản huỷ chứng từ.

 

+ Nếu đã gửi cho người lao động, quý khách chọn tạo biên bản huỷ chứng từ đính kèm

 

- Bước 4: Tạo mới chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử với thông tin chính xác để gửi người lao động.

 

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

 

3. Quy định cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

 

Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

 

Để hiểu hơn về chứng từ khấu trừ thuế, doanh nghiệp có thể tham khảo các quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động.

 

3.1. Doanh nghiệp có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

 

Theo Khoản 2, Điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

 

"a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ."

 

Theo đó, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bắt buộc đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế từ thu nhập của cá nhân trước khi trả thu nhập cho người đó nếu cá nhân bị khấu trừ thuế có yêu cầu.

 

Đồng thời, theo Điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

 

"Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí."

 

Dựa trên các quy định nêu trên, tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ hoặc khi người này có yêu cầu.

 

>> Tham khảo: Thuế TNCN hạch toán như thế nào?

 

3.2. Những đối tượng nào được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

 

Người lao động có quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

 

(1) Thu nhập của cá nhân không cư trú bị khấu trừ.

 

(2) Thu nhập từ tiền lương, tiền công bị khấu trừ.

 

(3) Thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản bị khấu trừ.

 

(4) Thu nhập từ đầu tư vốn bị khấu trừ.

 

(5) Thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán bị khấu trừ.

 

(6) Thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú bị khấu trừ.

 

(7) Thu nhập từ trúng thưởng bị khấu trừ.

 

(8) Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại bị khấu trừ.

 

(9) Một số trường hợp khác bị khấu trừ thuế (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).

 

Phần mềm quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

 

Hiện nay, các doanh nghiệp đã chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Việc sở hữu phần mềm và hệ thống quản lý chứng từ này sẽ giúp các doanh nghiệp giảm bớt công sức, thời gian khi thực hiện thống kê và cấp chứng từ khi người lao động có yêu cầu.

 

Để tham khảo thêm về phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ tới ECN để được tư vấn viên hỗ trợ theo hotline:

 

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Trung, Nam: 1900.4768