Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp phát sinh rất nhiều khoản chi phí phục vụ vận hành, quản lý và phát triển hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, không phải mọi khoản chi đều được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Căn cứ theo quy định tại Điều 9, Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành luật thuế thu nhập doanh nghiệp ban hành ngày 15/12/2025, trừ các khoản chi quy định tại Điều 10 của Nghị định này thì doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN bao gồm các khoản đáp ứng các điều kiện cụ thể như thế nào? Tham khảo bài viết của ECN ngay sau đây để có câu trả lời chuẩn bạn nhé.

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp.

Cụ thể, khoản chi phí phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tối đa không quá 200% tính trên chi phí thực tế cho hoạt động này (không bao gồm các khoản chi quy định tại khoản 3 Điều 10 của Nghị định này) phát sinh trong kỳ tính thuế tại doanh nghiệp.

Lưu ý:

• Việc xác định mức chi được trừ cho hoạt động nghiên cứu và phát triển nói trên phải đảm bảo sau khi áp dụng mức chi bổ sung, doanh nghiệp không bị lỗ;
• Việc xác định khoản chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển quy định tại điểm này thực hiện theo quy định của pháp luật về khoa học công nghệ và đổi mới sáng tạo.

2. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật

Đối với các trường hợp: 

• Mua sản phẩm là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, sõng, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra; 
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; 
• Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra; 
• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng.

Doanh nghiệp được trừ các khoản chi phí khi tính thuế TNCN đối với các khoản có chứng từ chi trả tiền theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ cho người bán và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm.

Đặc biệt, đối với trường hợp khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt. 

3. Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

• Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người bán có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được tính vào chi phí được trừ trong trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
• Trường hợp doanh nghiệp phát sinh các khoản chi do doanh nghiệp ủy quyền/giao cho người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ 05 triệu đồng trở lên mà các khoản chi phí này được thanh toán bởi người lao động bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt thì tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: 
• Có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ và quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động được phép thanh toán khoản mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
• Khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
• Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

Lưu ý:

Để hạn chế rủi ro về thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ mua bán;
• Xây dựng quy chế tài chính, quy chế lương thưởng rõ ràng;
• Xây dựng quy chế ủy quyền/giao cho người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, dịch vụ rõ ràng;
• Thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt đúng quy định;
• Thường xuyên kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào;
• Theo dõi, hạch toán chi phí chính xác theo chuẩn mực kế toán và quy định thuế.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các quy định mới về thuế TNDN để tránh sai sót trong quá trình kê khai và quyết toán thuế. Khuyến khích doanh nghiệp sử dụng các phần mềm hỗ trợ xuất nhập kho, quản lý mua bán hàng hóa, dịch vụ, phần mềm kê khai thuế để tối ưu hiệu quả quản lý.

Có thể thấy, việc xác định đúng các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản trị tài chính và tối ưu nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Việc hiểu và áp dụng đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn nâng cao tính minh bạch trong công tác kế toán, thuế. 

Thu Hương