Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng trong việc quyết toán thuế TNCN. Tuy nhiên, không phải trong mọi trường hợp khấu trừ thuế TNCN đều phải cấp chứng từ và không phải ai cũng nắm rõ trường hợp nào cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN? Những thông tin ngay sau đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn.

 

Trường hợp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

 

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

 

Theo quy định tại tại Khoản 4, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ:

 

“Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.”

 

Mặt khác, theo Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định như sau:

 

“Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.”

 

Như vậy, có thể hiểu chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại tài liệu do tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập để cấp cho người nộp thuế (người đã bị khấu trừ thuế TNCN) để ghi nhận thông tin về việc khấu trừ thuế TNCN. Chứng từ này là bằng chứng cho việc đã khấu trừ thuế TNCN và là căn cứ để người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế TNCN.

 

>> Tham khảo: Thuế TNCN phái sinh là gì?

 

2. Trường hợp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

 

Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi người nộp thuế yêu cầu.

 

Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là trách nhiệm của cá nhân, tổ chức trả thu nhập khi thực hiện khấu trừ thuế TNCN.

 

Việc thực hiện tốt điều này sẽ đảm bảo lợi ích cho người nộp thuế, đồng thời tạo thuận lợi cho việc tính và quyết toán thuế TNCN.

 

2.1. Trường hợp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 

 

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng để quyết toán thuế. Tuy nhiên, người nộp thuế cần lưu ý trong các trường hợp sau thì người nộp thuế được cá nhân, tổ chức cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

 

(1) Khấu trừ đối với thu nhập của cá nhân không cư trú

 

Khi tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN đối với cá nhân không cư trú và cá nhân không cư trú có yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

 

(2) Khấu trừ đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công

 

Khi tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền công tiền lương mà:

 

- Người bị khấu trừ thuế có yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

 

- Không ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ, chức cá nhân trả thu nhập.

 

(3) Khi thực hiện khấu trừ thuế từ các khoản thu nhập đại lý

 

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ đối với thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản; thu nhập từ đầu tư vốn.

 

Lưu ý: Trường hợp người nộp thuế ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho cá nhân, đơn vị trả thu nhập thì không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

 

2.2. Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

 

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần đảm bảo các nội dung quy định tại Khoản 1, Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, các nội dung bao gồm:

 

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

 

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp và người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

 

- Quốc tịch của người nộp thuế (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

 

- Thông tin: Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

 

- Thông tin: Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

 

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập: Nếu người trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

 

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử; Phần mềm hóa đơn điện tử.

 

3. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN

 

Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

 

Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN không chỉ ảnh hưởng đến tính chính xác của chứng từ mà còn liên quan đến quyền lợi của cả người nộp thuế và tổ chức trả thu nhập. 

 

Theo Điều 31, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

 

“Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.”

 

Từ quy định trên cho thấy thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN.

 

Cần phân biệt thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN với thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có thể cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi cá nhân bị khấu trừ thuế yêu cầu.

 

>> Có thể bạn quan tâm: Thời điểm nộp thuế TNCN từ đầu tư vốn.

 

4. Lưu ý đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN

 

Người nộp thuế TNCN và cá nhân, tổ chức cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần lưu ý:

 

- Cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để phục vụ cho việc quyết toán thuế TNCN bảo vệ lợi ích.

 

- Lưu trữ cẩn thận các chứng từ phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra (nếu có)

 

- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo đúng quy định của pháp luật.

 

- Từ ngày 01/07/2022, các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

 

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò quan trọng, không chỉ chứng minh được khoản thuế mà người lao động được khấu trừ, còn là căn cứ tính thuế.

 

>> Tham khảo: Thuế suất thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

 

Mặt khác, chứng từ khấu trừ thuế TNCN còn đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền thuế mà người lao động đã đóng.

 

Trên đây là thông tin về các trường hợp cấp khấu trừ thuế TNCN cần lưu ý.

 

Việc tuân thủ đúng các quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ giúp đảm bảo quyền lợi của cả người nộp thuế và tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

 

Đồng thời đây cũng là một trong những yếu tố giúp việc quản lý thuế được hiệu quả, góp phần đảm bảo công khai, minh bạch cho nguồn thuế.

 

Để tham khảo thêm về phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ tới ECN để được tư vấn viên hỗ trợ theo hotline:

 

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Trung, Nam: 1900.4768