Cá nhân và doanh nghiệp lưu ý nắm rõ khi thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế để đảm bảo lợi ích cho người lao động và tránh sai sót dẫn đến bị phạt hoặc gây thiệt hại về tài chính.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì?

Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập (quy định tại Khoản 1, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC). Theo đó khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)  là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế TNCN phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.

Bên cạnh đó, chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế (theo Khoản 4, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử là chứng từ khấu trừ thuế được lập dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử để ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN được khấu trừ. Hiện nay, cùng với việc lập hóa đơn điện tử các đơn vị, doanh nghiệp lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử để làm thủ tục quyết toán thuế cho người lao động.

2. Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử trong trường hợp nào?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể được lập dưới dạng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử và do đơn vị, doanh nghiệp trả thu nhập cấp cho người lao động. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN của người nộp đã được khấu trừ.

Theo đó, người nộp có thể xác định được số thuế TNCN được khấu trừ và số thuế TNCN còn phải nộp, hoặc chứng minh sự minh bạch, rõ ràng nguồn tiền của cá nhân. 

Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

2.1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sử dụng trong trường hợp nào

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được sử dụng trong các trường hợp sau:

(1) Đơn vị, doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc và ghi nội dung "Công ty ... đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà .... (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) ... của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN"  để cung cấp cho người lao động khi được người lao động yêu cầu. 

(2) Cá nhân sử dụng bản in chuyển đổi của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử để trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế (ghi nhận tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP).

(3) Đơn vị, doanh nghiệp sử dụng khi có thanh tra, kiểm tra đảm bảo minh bạch trong kế toán thuế.

(4) Chứng minh khoản thuế mà cá nhân được khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế.

>> Có thể bạn quan tâm: Quy định đối tượng nộp thuế TNCN.

2.2. Quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Trường hợp cá nhân sau khi đã ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức trả thu nhập đã thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân trường hợp phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì thực hiện như sau:

(1) Đối với tổ chức trả thu nhập

- Tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán và ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung: "Công ty ... đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà .... (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) ... của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN" để cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế. 

- Trường hợp tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sẽ in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc và ghi nội dung "Công ty ... đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà .... (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) ... của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN" vào bản in chuyển đổi để cung cấp cho người nộp thuế.

Bổ sung chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

(2) Đối với cá nhân được cấp chứng từ khấu trừ thuế

Cá nhân chuẩn bị hồ sơ khai quyết toán thuế với cơ quan thuế gồm có các giấy tờ sau:

- Tờ khai quyết toán thuế TNCN Mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.

- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.

- Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài. 

• Nếu tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (bản giấy do tổ chức trả thu nhập in hoặc người nộp thuế tự in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế).
• Nếu tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

Ngoài ra tùy từng trường hợp cụ thể cá nhân chuẩn bị thêm các giấy tờ gồm:

- Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).

- Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài khi cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.

- Bản sao:

• Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp.
• Hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.

>> Tham khảo: Hướng dẫn tính thuế TNCN với tiền làm thêm giờ.

Trên đây là giải đáp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì, sử dụng trong trường hợp nào. Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ giúp cá nhân, tổ chức trong việc sử dụng và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong quyết toán thuế.

Ngoài ra, Quý khách có nhu cầu tìm hiểu thêm thông tin về phần mềm ECN - Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của Thaison Soft vui lòng liên hệ:

Hotline trung tâm hỗ trợ 24/7

• Miền Bắc: 1900 4767
• Miền Trung, Miền Nam: 1900 4768