Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng đòi hỏi doanh nghiệp cẩn trọng và tuân thủ các quy định pháp luật khi sử dụng. Dưới đây là những lưu ý cần nắm được giúp doanh nghiệp tránh các rắc rối khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

 

Chứng từ khấu trừ thuế điện tử.

 

1. Căn cứ pháp lý về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

 

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được lập và tuân thủ theo quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn chứng từ. Cụ thể, căn cứ pháp lý về chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm:

 

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020: Quy định về hóa đơn, chứng từ.

 

- Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17/9/2021: Hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

 

Căn cứ theo các văn bản pháp lý cá nhân, tổ chức cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần nắm rõ các quy định về định dạng, nội dung, thời điểm lập và cấp phát chứng từ. Bên cạnh đó, cập nhật các thông tin mới nhất về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

 

>> Có thể bạn quan tâm: Trường hợp nào phải tự quyết toán thuế TNCN?

 

2. Các quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN 

 

Cá nhân, đơn vị khi sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử cần đáp ứng các điều kiện theo quy định của Pháp luật về hóa đơn, chứng từ điện tử. Các nội dung cần lưu ý về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gồm.

 

- Định dạng chứng từ điện tử.

 

- Thời điểm lập chứng từ, cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

 

- Các quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

 

2.1. Quy định về định dạng chứng từ thuế TNCN điện tử

 

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 33, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về định dạng định dạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử như sau:

 

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ thuế TNCN theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc sau:

 

(1) Sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (trong đó XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

 

(2) Định dạng gồm hai thành phần là thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

 

(3) Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ thuế TNCN điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định tại Nghị định này.

 

Lưu ý: Chứng từ thuế TNCN điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

 

>> Có thể bạn quan tâm: Mức giảm trừ thuế TNCN đối với người phụ thuộc.

 

2.2. Thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử 

 

Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải tuân thủ quy định tại Điều 31, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

 

“Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí”.

 

Như vậy, thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là thời điểm cá nhân, tổ chức trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN.

 

Mặt khác, khi người có thu nhập bị khấu trừ có yêu cầu thì cá nhân, tổ chức thực hiện khấu trừ phải cấp chứng từ thuế TNCN.

 

Theo đó, thời điểm cấp chứng từ thuế TNCN có thể trùng hoặc khác với thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế.

 

2.3. Quy định cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người nộp thuế

 

Những quy định cần nắm được về chứng từ thuế điện tử.

 

Phương thức cấp phát:

 

- Cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp có thể cấp phát chứng từ qua email, cổng thông tin điện tử hoặc các phương tiện điện tử khác.

 

- Đảm bảo người nộp thuế nhận được chứng từ một cách thuận tiện.

 

Hiện nay, việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bắt buộc đối với các cá nhân, đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử.

 

Theo đó, cá nhân, đơn vị cấp chứng từ cần thông báo cho người nộp thuế về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử và hướng dẫn cách tra cứu, tải về.

 

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

 

2.4. Quy định về nội dung của chứng từ khấu trừ thuế điện tử 

 

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cần đáp ứng các yêu cầu về nội dung theo quy định tại Điều 32,  Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần có các nội dung gồm:

 

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

 

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của cá nhân, đơn vị khấu trừ thuế và của người nộp thuế (người bị khấu trừ thuế TNCN);

 

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

 

- Thông tin về khoản thuế khấu trừ gồm:

 

• Khoản thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế,

 

• Thời điểm trả thu nhập,

 

• Số thuế đã khấu trừ;

 

• Số thu nhập còn được nhận.

 

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

 

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập (cá nhân, đơn vị khấu trừ thuế TNCN).

 

- Chữ ký số của cá nhân, đơn vị khấu trừ thuế TNCN.

 

Nội dung cần ghi ngắn gọn, rõ ràng tránh hiểu nhầm và được thể hiện đầy đủ trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

 

3. Lựa chọn phần mềm phù hợp

 

Đối với các doanh nghiệp, đơn vị có số lượng người lao động lớn, sẽ phát sinh rất nhiều các chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

 

Các chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần phải kiểm soát một cách chặt chẽ, theo quy định của Pháp luật.

 

Điều này sẽ giúp doanh nghiệp, đơn vị tránh được rất nhiều các rủi ro về tài chính, đồng thời góp phần đảm bảo minh bạch cho các khoản thuế.

 

3.1. Tiêu chí lựa chọn phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN

 

Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả người nộp thuế và cơ quan thuế, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực thuế.

 

Do đó, việc lựa chọn phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN là nhu cầu của nhiều doanh nghiệp đơn vị hiện nay.

 

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

 

(1) Về sản phẩm:

 

- Tính năng: Phần mềm phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nghiệp vụ, bảo mật và tính ổn định.

 

- Nên chọn phần mềm có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp.

 

(2) Về nhà cung cấp:

 

- Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm và hỗ trợ khách hàng tốt.

 

- Đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.

 

- Đảm bảo tính chính xác và bảo mật:

 

- Bảo mật thông tin: Bảo vệ thông tin về chứng từ điện tử, tránh bị truy cập trái phép hoặc đánh cắp.

 

>> Tham khảo: Ủy quyền quyết toán thuế TNCN.

 

3.2. Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN uy tín 

 

Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế điện tử ECN.

 

Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử ECN được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - Một trong những đơn vị uy tín hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các phần mềm phục vụ quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực công.

 

Phần mềm ECN đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả và được đông đảo các đơn vị, doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. 

 

Phần mềm ECN hỗ trợ doanh nghiệp điện tử hóa hoàn toàn thủ tục thuế TNCN, xóa bỏ công tác nhập liệu và tính toán thủ công, giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình lập và hoàn thiện chứng từ. Theo đó, rút ngắn thời gian kê khai, gửi và nhận chứng từ nhanh chóng. Điều này, giúp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển,, tiết kiệm chi phí bảo quản và lưu trữ chứng từ.

 

Mặt khác, khi sử dụng ECN các chức năng đảm bảo an toàn, bảo mật toàn vẹn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng, quản lý và lưu trữ chứng từ thuế TNCN đều được tối ưu hóa. Từ đó, bảo vệ thông tin của người lao động hiệu quả.

 

4. Lưu trữ và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

 

Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN, cá nhân và đơn vị lập chứng từ cần có các biện pháp lưu trữ và quản lý chứng từ hiệu quả. Cụ thể:

 

• Lưu trữ điện tử: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải được lưu trữ dưới dạng điện tử theo quy định. Khi cần, có thể truy xuất và sử dụng thông tin nhanh chóng.

 

• Quản lý khoa học: Người dùng quản lý chứng từ khoa học. Có thể sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian, người nộp thuế hoặc các tiêu chí khác phù hợp để dễ dàng quản lý. Ngoài ra, mỗi cá nhân, đơn vị cần có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi xảy ra sự cố.

 

Việc chuyển đổi sang chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là xu hướng tất yếu.

 

Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định, lựa chọn phần mềm phù hợp để sử dụng chứng từ điện tử một cách hiệu quả và an toàn.

 

Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả người nộp thuế và cơ quan thuế, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số nhanh, toàn diện.

 

Để tham khảo thêm về phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ tới ECN để được tư vấn viên hỗ trợ theo hotline:

 

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Trung, Nam: 1900.4768