Trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ luôn là yếu tố then chốt để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Trước đây, giấy xác nhận thu nhập để quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được sử dụng như một giấy hỗ trợ quan trọng. Tuy nhiên, với sự thay đổi của chính sách và phương thức quản lý thuế hiện nay, loại giấy tờ này đã không còn được sử dụng khi quyết toán thuế TNCN.

1. Không còn bắt buộc sử dụng giấy xác nhận thu nhập từ 01/01/2022

Mẫu giấy xác nhận thu nhập để quyết toán thuế TNCN được quy định là mẫu số 20/TXN-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 156/2013/TT-BTC. Tuy nhiên,‌ văn bản này đã hết hiệu lực từ ngày 01/01/2022 và được thay thế bởi Thông tư 80/2021/TT-BTC,‌ trong đó không còn quy định cụ thể về mẫu giấy xác nhận thu nhập để quyết toán thuế TNCN.

Hiện nay, theo quy định của pháp luật thuế, người lao động và tổ chức chi trả thu nhập không còn bắt buộc sử dụng giấy xác nhận thu nhập để quyết toán thuế TNCN. Thay vào đó, thông tin về thu nhập và số thuế đã khấu trừ được thể hiện thông qua chứng từ khấu trừ thuế TNCN do người sử dụng lao động hoặc đơn vị chi trả cấp, hoặc được tổng hợp trên các hệ thống kê khai, quyết toán điện tử của cơ quan thuế.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc thù như làm việc tại nhiều nơi hoặc cần đối chiếu số liệu, người lao động vẫn có thể đề nghị đơn vị chi trả cung cấp văn bản xác nhận thu nhập để phục vụ việc hoàn thiện hồ sơ quyết toán một cách chính xác và minh bạch.

2. Mẫu giấy xác nhận thu nhập để quyết toán thuế TNCN theo Thông tư 156/2013/TT-BTC cũ

Người nộp thuế có thể tham khảo mẫu giấy (thư) xác nhận thu nhập để quyết toán thuế TNCN (mẫu số 20/TXN-TNCN) ban hành kèm theo Thông tư 156/2013/TT-BTC dưới đây:

3. Quy định về sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi quyết toán thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động, ghi nhận số thuế đã khấu trừ được sử dụng để quyết toán thuế TNCN. Người nộp thuế không cần giấy xác nhận thu nhập để quyết toán thuế mà thay vào đó sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

3.1. Quy định về nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định tại Khoản 1, Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điểm a, Khoản 18, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực ngày 01/06/2025.

Cụ thể nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập (trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số).

3.2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN là Mẫu số 03/TNCN được ban hành theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/6/2025.

Đơn vị chi trả thu nhập có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo yêu cầu hoặc vào thời điểm kết thúc năm tài chính hoặc chấm dứt hợp đồng, để người lao động kịp thời thực hiện quyết toán thuế TNCN.

Cá nhân cần thu thập đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ các đơn vị chi trả để tổng hợp số liệu khi quyết toán. Đây là cơ sở quan trọng để xác định chính xác số thuế phải nộp thêm hoặc được hoàn.

3.3. Thời hạn nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để quyết toán thuế

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được nộp cùng với hồ sơ quyết toán thuế TNCN, do đó thời gian nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

(1) Đối với cá nhân tự quyết toán thuế

Hồ sơ quyết toán (trong đó có căn cứ là chứng từ khấu trừ thuế TNCN) phải được nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ khi kết thúc năm dương lịch (ngày này thường là ngày 30/4 năm sau) Tuy nhiên, nếu rơi vào ngày nghỉ lễ sẽ được tính vào ngày làm việc tiếp theo sau ngày nghỉ lễ.

Lưu ý: Cá nhân không bắt buộc nộp kèm chứng từ ngay từ đầu, nhưng phải lưu giữ và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

(2) Đối với tổ chức chi trả thu nhập quyết toán thay

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch (thường là ngày 31/3 năm sau). Trong trường hợp này, người lao động không cần sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Quyết toán thuế TNCN là nghĩa vụ quan trọng, đòi hỏi người nộp thuế phải cung cấp đầy đủ thông tin về thu nhập và số thuế đã nộp. Trong đó, giấy xác nhận thu nhập trước đây được xem là căn cứ để đối chiếu và tổng hợp dữ liệu.

Tuy nhiên, trước những cập nhật mới của pháp luật và ứng dụng công nghệ trong quản lý thuế, hiện nay việc sử dụng loại giấy tờ này là không bắt buộc và bị loại bỏ trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

Thu Hương.