Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một loại chứng từ được sử dụng trong quá trình quyết toán thuế của người lao động trong một số trường hợp. Vậy khi nào doanh nghiệp phải xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN? Các quy định liên quan tới vấn đề này sẽ được ECN tổng hợp tại bài viết dưới đây. 

Thông tin về chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại tài liệu do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các người lao động bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

1.1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có tác dụng gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có tác dụng chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ thuế của người nộp thuế với cơ quan nhà nước, là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế và là cơ sở để người nộp thuế được hưởng các chính sách miễn, giảm, hoàn, hoãn thuế theo quy định của pháp luật.
>> Tham khảo: Hướng dẫn cách tính thuế TNCN với tiền làm thêm giờ theo quy định mới nhất.

1.2. Nội dung cần có trên chứng từ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN do doanh nghiệp xuất cho người lao động phải ghi rõ các thông tin sau:
- Tên, mã số thuế của doanh nghiệp.
- Họ và tên, mã số thuế (nếu có) của người lao động.
- Số tiền thu nhập chịu thuế và số tiền thuế đã khấu trừ trong kỳ tính thuế.
- Số tiền các khoản giảm trừ gia cảnh và các khoản khấu trừ khác (nếu có).
- Ngày, tháng, năm xuất chứng từ và chữ ký, dấu của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

2. Doanh nghiệp xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi nào?

DN xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho trường hợp nào?

2.1. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 10, Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính, doanh nghiệp có trách nhiệm xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động trong các trường hợp sau:
- Khi người lao động kết thúc hợp đồng lao động, thôi việc, nghỉ việc hoặc chuyển sang làm việc tại một doanh nghiệp khác.
- Khi người lao động yêu cầu xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm căn cứ tính thuế TNCN phải nộp khi quyết toán thuế TNCN hàng năm hoặc khi có yêu cầu của cơ quan thuế.
- Khi doanh nghiệp bị giải thể, phá sản, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc có thay đổi về thông tin đăng ký thuế.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

2.2. Đối tượng được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định tại điểm b Khoản 2, Điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, có các điều kiện cụ thể về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

• Đối với người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: được quyền yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập và cung cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cung cấp một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
• Đối với người lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Tổ chức hoặc cá nhân chỉ cung cấp cho nhân viên một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
• Đối với các trường hợp khác mà người lao động đã bị khấu trừ thuế từ các nguồn thu nhập phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN, người đó có quyền yêu cầu đơn vị chi trả thu nhập cùng với chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mình.

Lưu ý: Trong trường hợp người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế cho đơn vị trả thu nhập, thì không được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

3. Quy trình xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Đăng ký và xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, các tổ chức, cá nhân trả thu nhập bắt buộc phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là chứng từ được lập, ký và gửi qua mạng internet bằng chữ ký số của người trả thu nhập.
>> Có thể bạn quan tâm: Tổng hợp quy định về thuế TNCN với hộ kinh doanh.
Để lập và nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, người trả thu nhập cần thực hiện các bước sau:
- Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử với cơ quan Thuế theo quy định tại Thông tư 78/2020/TT-BTC.
- Mua chứng từ điện tử từ nhà cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử được cơ quan Thuế công bố.
- Lập chứng từ điện tử theo mẫu quy định tại Phụ lục II, ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Ký và gửi chứng từ điện tử cho người nộp thuế qua mạng internet bằng chữ ký số.
- Báo cáo số liệu chứng từ điện tử cho cơ quan thuế qua mạng internet theo quy định tại Thông tư 78/2020/TT-BTC.
Doanh nghiệp phải lưu giữ bản sao của chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã xuất cho người lao động để làm căn cứ quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế và giải quyết khiếu nại, kiện cáo liên quan đến thuế TNCN của người lao động.
Đồng thời, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, doanh nghiệp không cần gửi báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại doanh nghiệp.
Trên đây là những thông tin về chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Hy vọng bài viết đã giúp doanh nghiệp quý khách trả lời câu hỏi “doanh nghiệp xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi nào?”.
Cảm ơn quý khách đã theo dõi bài viết từ ECN. Quý doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo phần mềm quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử ECN xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
Hotline trung tâm hỗ trợ 24/7

• Miền Bắc: 1900 4767
• Miền Trung, Miền Nam: 1900 4768