Kê khai thuế thu nhập cá nhân là nghĩa vụ quan trọng đối với mỗi người nộp thuế và tổ chức chi trả thu nhập. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều kê khai giống nhau. Tùy theo tần suất phát sinh thu nhập và quy mô doanh nghiệp, việc kê khai có thể thực hiện theo tháng, theo quý hoặc theo từng lần phát sinh. Hiểu rõ quy định này giúp người nộp thuế thực hiện đúng hạn, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính và đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế.

1. Trường hợp kê khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng

Kê khai thuế theo tháng áp dụng ở hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp, tuy nhiên việc xác định rõ đối tượng kê khai thuế theo tháng sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý và bị phạt.

1.1. Đối tượng kê khai thuế theo tháng

Căn cứ theo Điểm a, Khoản 1, Điều 8, Nghị định 126/2020/NĐ-CP thì thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thuộc loại thuế khai theo tháng nộp vào ngân sách nhà nước do cơ quan quản lý thuế quản lý thu.

Đối tượng kê khai gồm cá nhân, doanh nghiệp thuộc trường hợp kê khai thuế theo tháng, có trả lương cho người lao động hàng tháng.

1.2. Thời hạn nộp hồ sơ kê khai

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế TNCN chậm nhất là ngày 20 của tháng liền kề sau tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.

Ví dụ: Tiền lương tháng 6/2025 phát sinh thuế TNCN phải khấu trừ, doanh nghiệp kê khai và nộp chậm nhất vào ngày 20/7/2025.

2. Trường hợp kê khai thuế thu nhập cá nhân theo quý

Có không ít cá nhân và doanh nghiệp đủ điều kiện kê khai thuế TNCN theo quý. Việc kê khai theo quý sẽ giúp giảm bớt các giấy tờ và thủ tục hành chính.

2.1. Đối tượng kê khai thuế TNCN theo quý

Người nộp thuế thuộc diện khai thuế TNCN theo tháng được quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8, Nghị định này nếu đủ điều kiện khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quý thì được lựa chọn khai thuế thu nhập cá nhân theo quý.

Điều kiện bao gồm: 

- Có tổng doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống (doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được xác định là tổng doanh thu trên các tờ khai thuế GTGT của các kỳ tính thuế trong năm dương lịch)

- Doanh nghiệp mới thành lập được phép lựa chọn kê khai theo quý trong năm đầu tiên hoạt động.

Việc khai thuế theo quý được xác định một lần kể từ quý đầu tiên phát sinh nghĩa vụ khai thuế và được áp dụng ổn định trong cả năm dương lịch.

2.2. Thời hạn nộp hồ sơ kê khai

Thời hạn nộp hồ sơ kê khai thuế TNCN theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Ví dụ: Công ty A có thuế TNCN phát sinh trong quý II/2025 (tháng 4, 5, 6) thì hạn nộp tờ khai là ngày 31/7/2025.

3. Trường hợp kê khai thuế thu nhập cá nhân theo từng lần phát sinh

Hình thức kê khai thuế TNCN theo từng lần phát sinh áp dụng đối với các cá nhân hoặc tổ chức không phát sinh thường xuyên hoạt động trả thu nhập hoặc các cá nhân có nguồn thu nhập đặc thù khai theo hình thức trực tiếp.

3.1. Đối tượng kê khai thuế TNCN theo từng lần phát sinh

Căn cứ theo Khoản 4, Điều 8, Nghị định 126/2020/NĐ-CP đối tượng kê khai thuế TNCN theo từng lần phát sinh bao gồm cá nhân, tổ chức có thuế TNCN đối với thu nhập sau:

- Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản.

-  Thu nhập từ chuyển nhượng vốn.

- Thu nhập từ đầu tư vốn.

- Thu nhập từ nhận thừa kế, quà tặng.

- Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại, trúng thưởng từ nước ngoài.

3.2. Thời điểm kê khai thuế TNCN

Thời hạn nộp hồ sơ kê khai chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế.

Ví dụ: Cá nhân chuyển nhượng vốn chủ sở hữu ngày 10/7/2025, thì hạn nộp hồ sơ khai thuế là ngày 20/7/2025.

4. Hình thức kê khai thuế TNCN

Hiện nay, người nộp thuế có thể lựa chọn rất nhiều hình thức kê khai thuế TNCN khác nhau. 

(1) Đối với doanh nghiệp, tổ chức trả thu nhập

Đối với doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ và kê khai thuế TNCN thay cho người lao động. Doanh nghiệp cần đăng ký hình thức kê khai (theo tháng hoặc quý) ngay từ đầu năm để áp dụng thống nhất. Việc kê khai được thực hiện theo tháng hoặc theo quý thông qua các hình thức:

- Kê khai trên Cổng Thuế điện tử (eTax).

- Kê khai thông qua hoặc phần mềm HTKK của Cục Thuế.

(2) Đối với cá nhân

Cá nhân có thu nhập chịu thuế thuộc trường hợp tự kê khai khi phát sinh nghĩa vụ thuế có thể thực hiện kê khai thông qua hình thức:

- Kê khai trực tiếp tại cơ quan thuế

- Kê khai thông qua Cổng thông tin của cơ quan thuế.

- Kê khai thông qua ứng dụng eTax mobile

Lưu ý: Khi kê khai thuế người nộp thuế cần kiểm tra kỹ thông tin mã số thuế cá nhân, khoản thu nhập chịu thuế, mức khấu trừ và giảm trừ gia cảnh trước khi lập tờ khai. Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, phải kê khai thuế tại nơi quản lý trực tiếp từng chi nhánh..

Việc kê khai thuế thu nhập cá nhân cần được thực hiện đúng đối tượng và thời hạn quy định. Cá nhân và doanh nghiệp cần xác định chính xác trường hợp kê khai của mình để thực hiện kê khai đúng kỳ hạn, tuân thủ pháp luật thuế, mà còn tạo uy tín, minh bạch trong hoạt động tài chính và nhân sự.

Thu Hương.