Doanh nghiệp cần tuân thủ nghĩa vụ kê khai và nộp thuế đúng hạn đặc biệt, đối với thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Mức phạt chậm nộp tờ khai thuế TNCN có thể rất cao. Ngoài ra, vi phạm này còn ảnh hưởng đến uy tín và độ tin cậy tài chính của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp cần chủ động nắm rõ thông tin, xây dựng quy trình kiểm soát tốt giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro, tối ưu chi phí trong hoạt động kế toán thuế.

1. Nộp tờ khai thuế TNCN đúng hạn tránh rủi ro tài chính

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những nghĩa vụ quan trọng của tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập. Việc kê khai và nộp tờ khai thuế TNCN đúng thời hạn không chỉ thể hiện tính tuân thủ pháp luật thuế, mà còn giúp doanh nghiệp duy trì uy tín và tránh bị xử phạt hành chính.

Một số nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp nộp tờ khai thuế TNCN trễ như:

- Hệ thống phần mềm khai thuế lỗi, nghẽn mạng, đặc biệt vào thời điểm cao điểm quyết toán thuế.

- Không nắm rõ thời điểm nộp tờ khai thuế TNCN do kế toán nhầm lẫn thời điểm nộp tờ khai thuế.

- Doanh nghiệp mới thành lập hoặc có thay đổi nhân sự kế toán không thực hiện kê khai thuế đúng hạn.

- Sai sót dữ liệu thu nhập, khấu trừ, khiến doanh nghiệp phải mất thời gian rà soát lại trước khi nộp.

- Thiếu phân quyền hoặc ủy quyền ký số, dẫn đến việc tờ khai chưa được ký phát hành kịp thời.

Trên thực tế, do nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan nộp chậm thuế đều có thể dẫn đến bị phạt hành chính về thuế. Mức xử phạt căn cứ theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

2. Mức phạt chậm nộp tờ khai thuế TNCN theo quy định hiện hành

Mức phạt chậm nộp tờ khai thuế 

Theo Điều 13, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế (bao gồm tờ khai thuế TNCN) được chia theo thời gian chậm nộp, cụ thể như sau:

Lưu ý: Ngoài tiền phạt hành chính, doanh nghiệp còn phải nộp đủ số thuế chậm nộp (nếu có) cùng với tiền chậm nộp thuế tính theo 0,03%/ngày trên số tiền thuế nộp chậm. 

3. Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN doanh nghiệp cần ghi nhớ

Tùy từng doanh nghiệp, đặc thù trả thu nhập cho người lao động mà thời hạn khai thuế TNCN có thể khác nhau. Doanh nghiệp cần đảm bảo nộp tờ khai đúng hạn, cụ thể:

- Khai thuế TNCN theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng kế tiếp.

- Khai thuế TNCN theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau (thường là ngày 30/4, 30/7, 30/10, và 30/1 năm sau).

- Khai quyết toán thuế TNCN theo năm: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là ngày 31/3 năm sau).

- Khai thuế TNCN theo từng lần phát sinh: thời hạn nộp hồ sơ khai thuế muộn nhất vào ngày thứ 10 kể từ ngày nghĩa vụ thuế phát sinh.

Việc nắm rõ các mốc thời gian này là cơ sở để doanh nghiệp lên lịch nộp tờ khai hợp lý, tránh bị xử phạt do quên hoặc nhầm kỳ khai thuế.

4. Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro và chủ động trong việc nộp tờ khai thuế TNCN đúng hạn, doanh nghiệp nên thực hiện một số biện pháp sau:

- Lập lịch nhắc tự động về hạn nộp tờ khai thuế theo tháng/quý trên phần mềm hoặc hệ thống quản lý nội bộ.

- Sử dụng phần mềm kê khai thuế điện tử đáng tin cậy, như HTKK hoặc các giải pháp khai thuế tích hợp (E-Tax, ECA, eTax Mobile…).

- Kiểm tra chữ ký số và tài khoản thuế điện tử thường xuyên để đảm bảo luôn trong trạng thái hoạt động.

- Đào tạo, cập nhật kiến thức cho kế toán thuế, đặc biệt khi có quy định mới của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.

- Sử dụng giải pháp số hóa chứng từ thuế, như phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử ECN của Thái Sơn, để đồng bộ dữ liệu khấu trừ thuế, kê khai và nộp thuế, giảm sai sót và đảm bảo đúng hạn.

Doanh nghiệp cần coi việc nộp tờ khai thuế đúng hạn là một phần trong quy trình kiểm soát nội bộ. Chủ động số hóa, tự động hóa quy trình thuế – kế toán là giải pháp bền vững để doanh nghiệp phát triển ổn định, an toàn và chuyên nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số.

Có thể thấy, chậm nộp tờ khai thuế TNCN tuy là lỗi hành chính nhưng có thể gây ra thiệt hại tài chính và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp nếu xảy ra thường xuyên. Việc nắm rõ mức phạt chậm nộp tờ khai thuế TNCN và các quy định liên quan đến thuế, chủ động lập kế hoạch và ứng dụng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và nâng cao hiệu quả quản trị thuế.

Thu Hương.