Xử lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân(TNCN) điện tử bị sai sót là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong Kế toán - tài chính. Từ ngày 01/6/2025, các đơn vị, doanh nghiệp sẽ buộc tiến hành xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị sai sót theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Theo đó, tránh vi phạm dẫn đến bị phạt và đảm bảo quyền lợi khi quyết toán thuế.

1. Quy định xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị sai sót

Căn cứ theo Khoản 22, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 34, Nghị định 123/2020/NĐ-CP) bởi quy định về xử lý chứng từ điện tử đã lập sai như sau:

Như vậy, khi chứng từ khấu trừ thuế TNCN lập sai, tổ chức khấu trừ thuế TNCN xử lý tương tự như đối với hóa đơn điện tử lập sai. Cách xử lý căn cứ theo quy định tại Khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

2. Hướng dẫn xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị sai sót

Khi phát sinh sai sót khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần được xử lý kịp thời và đúng quy định. 

2.1. Xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN có sai sót về tên, địa chỉ của người nộp thuế

Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người người nộp thuế nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người khấu trừ thuế thực hiện như sau:

- Thông báo cho người nộp thuế về việc chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập sai và không phải lập lại chứng từ. 

- Người khấu trừ thuế thực hiện thông báo với cơ quan thuế về chứng từ điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-CTĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

2.2. Xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN có sai sót về mã số thuế, sai về số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc loại thu nhập chịu thuế

Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc loại thu nhập ghi trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN xử lý như sau:

Bước 1: Chọn lập chứng từ điều chỉnh hoặc chứng từ mới thay thế

Lựa chọn lập chứng từ điều chỉnh hoặc chứng từ thay thế chứng từ điện tử đã lập có sai sót: 

- Trường hợp người khấu trừ thuế lập chứng từ điện tử điều chỉnh chứng từ đã lập sai: Chứng từ điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Trường hợp người khấu trừ thuế lập chứng từ điện tử mới thay thế cho chứng từ điện tử lập sai: Chứng từ điện tử mới thay thế chứng từ điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Bước 2: Ký số

Người khấu trừ thuế TNCN thực hiện ký số trên chứng từ điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho chứng từ điện tử đã lập sai.

Sau đó người khấu trừ thuế TNCN gửi chứng từ điện tử mới cho người bị khấu trừ thuế và gửi cho cơ quan thuế.

3. Lưu ý khi xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN có sai sót

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp, đơn vị trả thu nhập và cá nhân người nộp thuế thực hiện đúng nghĩa vụ thuế. Khi xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN có sai sót cần lưu ý những điểm sau:

- Không hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN có sai sót đã lập. 

- Lưu trữ đầy đủ bản gốc chứng từ sai và bản thay thế để phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế.

- Khuyến khích sử dụng phần mềm khấu trừ thuế điện tử ECN để tự động phát hiện sai sót, hỗ trợ xử lý và cấp chứng từ theo đúng định dạng mới theo Nghị định 70.

- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử điều chỉnh hoặc thay thế phải được lập theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Khi thay thế chứng từ, không được làm thay đổi bản chất nghĩa vụ thuế.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị sai sót theo quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Doanh nghiệp và tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cần chủ động rà soát, chuẩn hóa thông tin và ứng dụng giải pháp điện tử để đảm bảo việc cấp phát, điều chỉnh chứng từ diễn ra chính xác, tiết kiệm thời gian và an toàn pháp lý.

Thu Hương.