Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được dùng làm căn cứ xác minh việc khấu trừ thuế của cá nhân người lao động trong quá trình được trả thu nhập. Doanh nghiệp phải đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử để sử dụng.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Vì sao DN cần đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Trước khi đăng ký và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, doanh nghiệp cần hiểu được khái niệm và vai trò của loại chứng từ này trong hoạt động quyết toán và khấu trừ thuế của người lao động.

1.1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là một loại tài liệu do tổ chức hoặc cá nhân phát hành để ghi nhận việc trả thu nhập và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho các cá nhân.
Chứng từ này có nhiều ứng dụng khác nhau theo quy định của pháp luật thuế, bao gồm:
1. Được sử dụng trong quá trình quyết toán thuế của cá nhân trực tiếp với cơ quan Thuế, như được quy định tại Phụ lục I của Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Trong trường hợp tổ chức ngừng trả thu nhập và không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân, cơ quan Thuế sẽ xem xét và xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân dựa trên cơ sở dữ liệu thuế mà không yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế.
2. Chứng từ này giúp xác minh số tiền thuế TNCN được khấu trừ theo quy định của luật thuế. Điều này giúp cá nhân biết liệu họ cần phải đóng thuế thu nhập cá nhân hay không, và xác định mức khấu trừ đã được tính toán đúng cách.
3. Cung cấp thông tin minh bạch và chi tiết về số tiền đã bị khấu trừ thuế cho cá nhân.

1.2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bắt đầu áp dụng từ khi nào?

Theo quy định tại Điều 33 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức không cần phải đăng ký, thông báo việc phát hành, hoặc chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan Thuế. Thay vào đó, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử và đảm bảo tuân thủ các nội dung bắt buộc theo quy định tại Khoản 1, Điều 32 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Trong trường hợp chưa triển khai được chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức (bao gồm cơ quan Thuế) và doanh nghiệp có thể tự phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Từ ngày 01/07/2022, cơ quan Thuế sẽ ngừng việc bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN mà họ đã đặt in. Trong trường hợp còn tồn tại chứng từ khấu trừ thuế mua từ cơ quan Thuế, người sử dụng có thể tiếp tục sử dụng chúng.

2. Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Trên chứng từ cấp cho người lao động, doanh nghiệp cần đảm bảo cấp theo mẫu được quy định với đầy đủ nội dung cần thiết làm căn cứ cho việc quyết toán thuế TNCN.

Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN hiện tại phải chứa đầy đủ các thông tin quan trọng theo quy định tại Khoản 1,  Điều 32 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, bao gồm:
- Tên của chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự của chứng từ khấu trừ thuế.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế).
- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam).
- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
- Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập.
Đối với trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, chữ ký trên chứng từ sẽ được thay thế bằng chữ ký số.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

3. Đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Các tổ chức khấu trừ có thể tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử mà không cần thực hiện thủ tục đăng ký, thông báo phát hành, hoặc chuyển dữ liệu điện tử đến Cơ quan Thuế. Đồng thời, các tổ chức chi trả thu nhập không cần thực hiện thủ tục gửi hồ sơ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử trên cổng thông tin HCM Tax

Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử ECN.

Hiện nay, đã có nhiều dịch vụ phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tạo và quản lý chứng từ TNCN điện tử. Doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký sử dụng phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể tham khảo ECN của Công ty PTCN Thái Sơn - ThaisonSoft.
Phần mềm ECN đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chứng từ điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78, bao gồm việc thiết lập mẫu, lập và ký điện tử mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN, xử lý sai sót trong các chứng từ đã lập, lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gửi Cơ quan Thuế,...
Ngoài ra khi sử dụng ECN, quý khách hàng sẽ được hỗ trợ 24/7 với đội ngũ chuyên gia về các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. Để được tư vấn thêm về phần mềm ECN - chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
Hotline trung tâm hỗ trợ 24/7

• Miền Bắc: 1900 4767
• Miền Trung, Miền Nam: 1900 4768