Để có thể thực hiện quyết toán thuế TNCN, người nộp thuế cần chuẩn bị đủ hồ sơ và giấy tờ theo quy định. Vậy, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân gồm những gì? Căn cứ theo đối tượng quyết toán thuế và từng trường hợp cụ thể để chuẩn bị hồ sơ.

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

1. Đối tượng quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Đối tượng quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) có thể là cá nhân hoặc đơn vị. Cá nhân còn có thể ủy quyền cho các cá nhân, tổ chức trả thu nhập hoặc các cá nhân, tổ chức khác thực hiện quyết toán thuế.

1.1. Căn cứ pháp lý xác định đối tượng quyết toán thuế

Hiện việc xác định đối tượng quyết toán thuế sẽ căn cứ theo:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019 của Quốc hội;
• Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ ban hành quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế;
• Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 01/01/2022 hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.
• Công văn số Số: 883/TCT-DNNCN ngày 24/3/2022 về hướng dẫn quyết toán thuế TNCN của Tổng cục thuế.

1.2. Đối tượng quyết toán thuế

Căn cứ theo Mục I, Công văn số số 883/TCT-DNNCN đối tượng quyết toán thuế thu nhập cá nhân gồm:

• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công;
• Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền;
• Tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định về quyết toán thuế đối với cá nhân được ủy quyền;

Các cá nhân có thể quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế hoặc ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định về quyết toán thuế đối với cá nhân.

2. Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Tùy vào đối tượng cụ thể mà hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân sẽ có sự khác nhau. Căn cứ làm hồ sơ quyết toán thuế TNCN:

• Điểm b Tiết 9.2 và Điểm b Tiết 9.9 Khoản 9 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN.
• Tại Khoản 2 Điều 87 Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
• Mục IV, Thủ tục khai quyết toán thuế tại Công văn số 883/TCT-DNNCN ngày 24/3/2022.

Quyết toán thuế online thông qua phần mềm ECN.

2.1. Hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân

Đối với cá nhân khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm:
(1) Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
(2) Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
- Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
Lưu ý:
- Trường hợp tổ chức trả thu nhập chấm dứt hoạt động không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.
- Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (bản giấy do người nộp thuế tự in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế).
(3) Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.
(4) Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
(5) Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.
(6) Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu có).
>> Có thể bạn quan tâm: Nguyên nhân và cách xử lý khi người lao động có 2 mã số thuế TNCN?

2.2. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức cá nhân trả thu nhập

Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập, hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN như sau:
(1) Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
(2) Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
(3) Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
(4) Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
Lưu ý:
Trường hợp cá nhân thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay thì cá nhân lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ kỳ tính thuế theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.

Mẫu Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN.

2.3. Khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN

Trường hợp khai bổ sung quyết toán thuế TNCN thì tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ như sau:
- Trường hợp không làm thay đổi nghĩa vụ thuế:
Tổ chức, cá nhân nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan, không phải nộp Tờ khai bổ sung.
>> Tham khảo: Quy định về thuế TNCN đối với người nước ngoài.
- Trường hợp chưa nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm:
Tổ chức, cá nhân khai bổ sung hồ sơ khai thuế của tháng, quý có sai, sót, đồng thời tổng hợp số liệu khai bổ sung vào hồ sơ khai quyết toán thuế năm.
- Trường hợp đã nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm:
Phân thành 2 trường hợp:
+ Nếu là cá nhân trực tiếp khai thuế, trực tiếp quyết toán thuế chỉ khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế năm.
+ Nếu là tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thì đồng thời phải khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế năm và tờ khai tháng, quý có sai, sót tương ứng.
Như vậy, nắm rõ hồ sơ quyết toán thuế TNCN tạo thuận lợi cho doanh nghiệp và cá nhân thực hiện quyết toán thuế nhanh chóng, thuận lợi. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm ECN để tối ưu việc thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho cán bộ, nhân viên,  đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí quyết toán hiệu quả.
Ngoài ra, Quý khách có nhu cầu tìm hiểu thêm thông tin về phần mềm ECN - Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của Thaison Soft vui lòng liên hệ:
Hotline trung tâm hỗ trợ 24/7

• Miền Bắc: 1900 4767
• Miền Trung, Miền Nam: 1900 4768