Quyết toán thuế TNCN là hoạt động thường niên của người lao động có phát sinh các nguồn thu nhập, hoạt động này có thể được tổ chức trả thu nhập thực hiện thay. Vậy trong trường hợp nào, cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN của mình trong và có những lưu ý gì trong quá trình thực hiện?

Người lao động cần lưu ý điều gì khi quyết toán thuế TNCN.

1. Cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN trong trường hợp nào?

Với đa số người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công, tổ chức trả thu nhập sẽ đứng ra kê khai, quyết toán và nộp thuế TNCN cho người đó. Trong một số trường hợp đặc biệt, thủ tục này phải do cá nhân người lao động tự thực hiện với cơ quan Thuế.
Dựa vào quy định tại Tiết d.3, Điểm d, Khoản 6, Điều 8, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân cư trú và có thu nhập từ tiền lương hoặc tiền công cần thực hiện việc khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân trong các trường hợp sau:
- Trường hợp cá nhân phải nộp thêm số thuế hoặc có số thuế nộp thừa và có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo, trừ trường hợp có quy định khác theo pháp luật.
- Nếu cá nhân cư trú có thời gian mặt tại Việt Nam trong năm dương lịch đầu tiên không quá 183 ngày, nhưng tổng thời gian mặt tại Việt Nam trong một chu kỳ 12 tháng liên tục tính từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên.
- Trường hợp người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam, họ cần thực hiện việc khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi rời khỏi nước.
- Nếu cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương hoặc tiền công và đồng thời được xem xét giảm thuế do ảnh hưởng từ thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh tật nghiêm trọng gây khó khăn trong việc nộp thuế, họ không được phép ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác để thực hiện việc khai quyết toán thuế thu nhập, mà phải thực hiện việc này trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định hiện hành.
Do đó, mỗi cá nhân người lao động cần nắm được mình có thuộc trường hợp phải tự quyết toán hay không và thực hiện đúng thời hạn.
>> Tham khảo: Hướng dẫn tính thuế TNCN theo biểu thuế TNCN rút gọn.

2. Thời hạn cá nhân tự quyết toán thuế TNCN

Căn cứ Khoản 2, Điều 44, Luật Quản lý thuế 2019 có quy định như sau:
“Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
...
2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.”
Như vậy, thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2022 đối với cá nhân tự quyết toán thuế là ngày 30/4/2023.
>> Tham khảo: Hướng dẫn tính thuế TNCN theo biểu thuế bậc thang.

3. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm những gì?

Hồ sơ tự quyết toán thuế TNCN.

Đối với việc cá nhân tự thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tiếp với cơ quan thuế, hồ sơ quyết toán thuế bao gồm các phần sau:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu 02/QTT-TNCN: Được ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN: Cũng được ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ liên quan đến thuế đã khấu trừ và đã tạm nộp trong năm: Bao gồm cả số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trong trường hợp tổ chức trả thu nhập không cung cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức này đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế có thể sử dụng cơ sở dữ liệu thuế để xem xét hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế.
- Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử: Nếu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập đã sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, người nộp thuế cần sử dụng bản thể hiện của chứng từ này (bản giấy được in từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc mà tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập đã gửi).
- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế hoặc chứng từ ngân hàng: Được cấp bởi cơ quan trả thu nhập hoặc ngân hàng, xác nhận việc nộp thuế theo tờ khai thuế nào. Trong trường hợp nộp thuế ở nước ngoài, bản sao chứng từ ngân hàng với xác nhận của người nộp thuế có thể được yêu cầu theo quy định của luật pháp nước ngoài.
- Bản sao các hóa đơn chứng từ về đóng góp quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
- Tài liệu chứng minh số tiền trả thu nhập từ tổ chức nước ngoài: Đối với trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và từ nước ngoài.
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu áp dụng): Đối với những người phụ thuộc chưa được đăng ký tại thời điểm quyết toán thuế.
Tra cứu hồ sơ sau khi đã quyết toán
Sau khi hoàn thành quyết toán thuế TNCN và nộp hồ sơ qua phương thức điện tử, nếu không nhận được thông báo qua tin nhắn hoặc email xác nhận từ hệ thống, đó có nghĩa là hồ sơ chưa được nộp thành công. Hoặc người nộp thuế có thể chủ động tra cứu trạng thái hồ sơ bằng cách truy cập và đăng nhập vào trang web https://thuedientu.gdt.gov.vn/
Người nộp thuế cần kiểm tra lại quy trình và thực hiện lại các bước, đồng thời đảm bảo rằng họ nhận được tin nhắn hoặc email xác nhận về việc gửi hồ sơ thành công.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

Hướng dẫn tra cứu hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

4. Lưu ý về chứng từ khấu trừ thuế khi tự quyết toán

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một tài liệu được tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cung cấp cho những người lao động, trong đó ghi chép các thông tin liên quan đến việc khấu trừ thuế TNCN của người đó trong kỳ tính thuế.
Cụ thể, Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định một số trường hợp yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế như sau:
- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động có thời hạn dưới 03 tháng, họ có quyền yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong cùng kỳ tính thuế.
- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân 01 chứng từ khấu trừ trong cùng kỳ tính thuế.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần được cấp cho các trường hợp cá nhân sau đây:
- Cá nhân không cư trú, có khấu trừ thuế.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương và tiền công, có khấu trừ thuế.
- Cá nhân có thu nhập từ đầu tư vốn, có khấu trừ thuế.
- Cá nhân có thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán, có khấu trừ thuế.
- Cá nhân có thu nhập từ trúng thưởng, có khấu trừ thuế.
- Cá nhân có thu nhập từ việc làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số hoặc bán hàng đa cấp, có khấu trừ thuế.
- Cá nhân có thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế thuê tài sản, có khấu trừ thuế.
- Cá nhân không cư trú, có thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp, có khấu trừ thuế.
- Cá nhân có thu nhập từ bản quyền và nhượng quyền thương mại, có khấu trừ thuế.
- Các trường hợp khác nơi áp dụng khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập.
Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu quan trọng trong việc ghi nhận và xác minh các thông tin liên quan đến việc khấu trừ thuế TNCN. Người lao động cần lưu ý đề nghị đơn vị trả thu nhập cấp chứng từ này khi có nhu cầu tự quyết toán.

5. Thời gian nhận được tiền hoàn thuế

Về thời gian nhận lại tiền hoàn thuế, quy định tại Điều 75 của Luật Quản lý thuế năm 2019 đã quy định về thời hạn xử lý hồ sơ hoàn thuế như sau:
“Điều 75. Thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế
1. Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, chậm nhất là 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế, cơ quan quản lý thuế phải quyết định hoàn thuế cho người nộp thuế hoặc thông báo chuyển hồ sơ của người nộp thuế sang kiểm tra trước hoàn thuế nếu thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 73 của Luật này hoặc thông báo không hoàn thuế cho người nộp thuế nếu hồ sơ không đủ điều kiện hoàn thuế.
Trường hợp thông tin khai trên hồ sơ hoàn thuế khác với thông tin quản lý của cơ quan quản lý thuế thì cơ quan quản lý thuế thông báo bằng văn bản để người nộp thuế giải trình, bổ sung thông tin. Thời gian giải trình, bổ sung thông tin không tính trong thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế.
2. Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế, chậm nhất là 40 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế, cơ quan quản lý thuế phải quyết định hoàn thuế cho người nộp thuế hoặc không hoàn thuế cho người nộp thuế nếu hồ sơ không đủ điều kiện hoàn thuế.
3. Quá thời hạn quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này, nếu việc chậm ban hành quyết định hoàn thuế do lỗi của cơ quan quản lý thuế thì ngoài số tiền thuế phải hoàn trả, cơ quan quản lý thuế còn phải trả tiền lãi với mức 0,03%/ngày tính trên số tiền phải hoàn trả và số ngày chậm hoàn trả. Nguồn tiền trả lãi được chi từ ngân sách trung ương theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước.”
Như vậy, thời gian hoàn thuế TNCN theo quy định như sau:
- Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế TNCN trước thì chậm nhất là 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế, cơ quan quản lý thuế phải quyết định hoàn thuế cho người nộp thuế.
- Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế TNCN thì chậm nhất là 40 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN.
Tổng kết lại, hoạt động tự quyết toán thuế TNCN tương đối phức tạp và tốn nhiều thời gian nhưng là cần thiết để đảm bảo minh bạch và quyền lợi của người lao động. Hy vọng những lưu ý tại bài viết của ECN sẽ giúp quý khách thực hiện quyết toán thuế TNCN nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Ngoài ra, Quý khách có nhu cầu tìm hiểu thêm thông tin về phần mềm ECN - Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của Thaison Soft vui lòng liên hệ:

• Hotline trung tâm hỗ trợ 24/7
• Miền Bắc: 1900 4767
• Miền Trung, Miền Nam: 1900 4768