Tổ chức, doanh nghiệp cần nộp đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để được cấp tài liệu này và xuất cho người lao động khi cần dùng tới. Vậy mẫu đơn này được quy định trong văn bản pháp luật nào? ECN sẽ hướng dẫn quý khách cách điền mẫu đơn và các thông tin liên quan qua bài viết này.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Mỗi khi các tổ chức sử dụng lao động trả thu nhập cho cá nhân, một phần thu nhập ấy sẽ được giữ lại để khấu trừ cho khoản thuế TNCN mà người lao động cần đóng (theo Khoản 1, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC). Những thông tin trên được ghi lại trên một loại giấy tờ gọi là chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

1.1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Để hiểu rõ hơn chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì ta cần hiểu rõ chứng từ là gì. Định nghĩa về chứng từ tại Khoản 4, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.”
Hiện tại chưa có định nghĩa chính thức về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong các văn bản pháp luật. Tuy nhiên, thông qua định nghĩa về chứng từ và các quy định về khấu trừ thuế thu nhập, chúng ta có thể hiểu rằng:
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là loại tài liệu mà tổ chức sử dụng lao động cung cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế thu nhập, nhằm ghi lại thông tin về việc khấu trừ thuế thu nhập của người lao động đó.
Đây là một tài liệu quan trọng để cho hoạt động khấu trừ một phần thu nhập vào khoản thuế TNCN của người lao động. Do đó, chứng từ này được sử dụng trong các trường hợp cơ quan Thuế cần kiểm tra hoặc cá nhân kê khai, quyết toán thuế.
>> Tham khảo: Nguyên nhân và cách xử lý khi người lao động có 2 mã số thuế TNCN?

1.2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm gì?

Người lao động được cấp chứng từ khấu trừ thuế nhằm xác nhận khi thực hiện các thủ tục quyết toán về khoản thu nhập đã tính thuế.
Bên cạnh đó, chứng từ khấu trừ thuế TNCN còn có nhiều ý nghĩa khác trong quá trình quyết toán thu nhập của cá nhân:
- Đóng vai trò là một phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế (Phụ lục I, Nghị định 126/2020/NĐ-CP).
- Nếu doanh nghiệp, tổ chức không thể cấp chứng từ do đã phá sản, hoặc dừng hoạt động thì hồ sơ quyết toán của cá nhân sẽ được cơ quan Thuế xem xét xử lý mà không cần chứng từ khấu trừ thuế
- Chứng từ khấu trừ thuế cho biết khoản thuế cá nhân đã được khấu trừ theo quy định pháp luật. Từ đó, người lao động có thể biết quyền lợi của mình trong việc nộp thuế thu nhập cá nhân và xác định liệu mức khấu trừ đã được tính chính xác hay chưa.
- Chứng từ khấu trừ thuế thể hiện sự minh bạch và rõ ràng về các khoản tiền mà người lao động được khấu trừ thuế.
- Chứng từ khấu trừ thuế cũng phản ánh nhiệm vụ của cơ quan nhà nước trong việc ghi nhận các khoản tiền mà người lao động được khấu trừ.

2. Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN lập bởi các doanh nghiệp có nhu cầu được cấp thêm chứng từ và được gửi tới cơ quan Thuế quản lý.

Cơ quan Thuế cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

2.1. Mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Được đính kèm tại Phụ lục 1, Thông tư số 92/2015/TT-BTC, Mẫu 07/CTKT-TNCN là mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất theo quy định.

Mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Tải tại đây.

Cụ thể việc điền mẫu đơn này thực hiện như thế nào, mời quý khách tham khảo phần hướng dẫn tiếp theo của bài viết.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

2.2. Hướng dẫn điền

Để điền mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, trước tiên bạn cần tải file docs được đính kèm tại phần 2.2 của bài viết này.
Việc trình bày nội dung của đơn đề nghị thực hiện như đối với một văn bản hành chính thông thường. Nội dung đơn được in trên khổ A4 tiêu chuẩn. Bạn có thể điền các thông tin cần thiết tại những mục để trống. Cụ thể như sau:
(1) Kính gửi: Điền tên cơ quan Thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp (Vd: Cục thuế quận Cầu Giấy).
(2) Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Điền tên đầy đủ trên giấy phép đăng ký kinh doanh (Vd: Công ty TNHH ABC).
(3) Mã số thuế: Điền mã số thuế của tổ chức, cá nhân sử dụng lao động.
(4) Địa chỉ: Điền địa chỉ đăng ký trên giấy phép kinh doanh (Vd: Số 234, đường Xuân Thủy, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, Hà Nội).
(5) Số điện thoại/Số fax: Điền các số liên hệ của tổ chức (Nếu không có số fax thì không cần điền)
(6) Số tài khoản/Chi nhánh mở tài khoản: Điền thông tin số tài khoản ngân hàng và Ngân hàng + chi nhánh (Vd: 0689999/ Ngân hàng Vietcombank chi nhánh Cầu Giấy).
(7) Cuối cùng, bạn cần bổ sung Ngày/tháng/năm và địa chỉ lập đơn kèm chữ ký và con dấu doanh nghiệp để xác nhận các thông tin trên.
Sau khi hoàn thành mẫu đơn đề nghị, công ty có thể gửi trực tiếp tại hoặc gửi qua bưu điện tới cơ quan Thuế quản lý.
Hiện tại, từ sau ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng điện tử. Nếu quý khách có nhu cầu tìm hiểu và được tư vấn, xin vui lòng liên hệ Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử ECN của ThaisonSoft theo thông tin dưới đây:
Hotline trung tâm hỗ trợ 24/7
- Miền Bắc: 1900 4767
- Miền Trung, Miền Nam: 1900 4768