Từ ngày 01/07/2026, Bộ Tài chính chính thức ban hành Thông tư 87/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân và Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Một trong những nội dung được nhiều người lao động, doanh nghiệp và bộ phận kế toán đặc biệt quan tâm là quy định về hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh.

So với quy định trước đây, Thông tư 87/2026/TT-BTC đã chuẩn hóa rõ hơn các loại giấy tờ cần chuẩn bị đối với từng nhóm người phụ thuộc, giúp doanh nghiệp và người nộp thuế thuận tiện hơn trong quá trình đăng ký, đồng thời tạo cơ sở để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu thông tin.

Chính thức từ ngày 01/07/2026, hồ sơ người phụ thuộc cần chuẩn bị những gì? Dưới đây là những nội dung quan trọng mà doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý.

1. Hồ sơ người phụ thuộc là con được quy định như thế nào?

Theo Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, hồ sơ xác định người phụ thuộc là con của người nộp thuế được chia thành nhiều trường hợp cụ thể.

1.1. Người phụ thuộc là con đẻ

Người nộp thuế cần chuẩn bị:

• Bản chụp Giấy khai sinh của con; hoặc
• Bản chụp Quyết định nhận cha, mẹ, con hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác nhận quan hệ cha mẹ với con;
• Bản chụp Thẻ Căn cước của con (nếu đã được cấp).

Việc bổ sung Căn cước công dân nhằm đồng bộ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, góp phần đơn giản hóa việc xác minh thông tin sau này.

1.2. Người phụ thuộc là nuôi hợp pháp

Hồ sơ bao gồm:

• Bản chụp Giấy khai sinh;
• Bản chụp Thẻ Căn cước (nếu đã được cấp);
• Bản chụp Quyết định công nhận hoặc Giấy chứng nhận nuôi con nuôi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.

Đây là căn cứ pháp lý chứng minh mối quan hệ giữa người nộp thuế và người con nuôi khi đăng ký giảm trừ gia cảnh.

1.3. Người phụ thuộc là con riêng của vợ hoặc chồng

Người nộp thuế cần chuẩn bị:

• Bản chụp Giấy khai sinh của con;
• Bản chụp Thẻ Căn cước của con (nếu có);
• Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ khác của cơ quan có thẩm quyền chứng minh mối quan hệ với con riêng của vợ hoặc chồng.

Quy định này giúp xác định rõ quyền được tính giảm trừ gia cảnh đối với trường hợp cha dượng hoặc mẹ kế trực tiếp nuôi dưỡng con riêng.

2. Hồ sơ đối với con từ đủ 18 tuổi bị khuyết tật hoặc mất năng lực hành vi dân sự

Đối với con từ đủ 18 tuổi trở lên nhưng không có khả năng lao động do mất năng lực hành vi dân sự hoặc là người khuyết tật, ngoài hồ sơ chứng minh quan hệ cha mẹ - con như các trường hợp nêu trên, người nộp thuế phải bổ sung một trong các giấy tờ sau:

• Bản chụp Giấy xác nhận mất năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật; hoặc
• Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.

Đây là căn cứ để cơ quan thuế xác định người phụ thuộc vẫn đủ điều kiện được giảm trừ gia cảnh mặc dù đã trên 18 tuổi.

3. Hồ sơ đối với người phụ thuộc là con đang đi học

Thông tư 87/2026/TT-BTC tiếp tục cho phép giảm trừ gia cảnh đối với con đang học tập nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

Đối tượng áp dụng gồm:

• Sinh viên đại học;
• Cao đẳng;
• Trung học chuyên nghiệp;
• Học nghề;
• Học sinh trung học phổ thông từ đủ 18 tuổi trở lên;
• Học sinh đang trong thời gian chờ kết quả thi từ tháng 6 đến tháng 9 sau khi hoàn thành lớp 12.

Ngoài hồ sơ chứng minh quan hệ cha mẹ - con, người nộp thuế cần bổ sung một trong các giấy tờ sau:

• Bản chụp Thẻ sinh viên;
• Bản xác nhận của nhà trường;
• Hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học.

Quy định này giúp đảm bảo quyền lợi giảm trừ gia cảnh đối với các gia đình có con đang tiếp tục học tập và chưa có thu nhập để tự nuôi sống bản thân.

4. Người nộp thuế phải tự chịu trách nhiệm về hồ sơ người phụ thuộc

Một điểm đáng chú ý trong Thông tư 87/2026/TT-BTC là trách nhiệm của người nộp thuế.

Theo quy định, người nộp thuế phải:

• Tự đăng ký hoặc thay đổi thông tin người phụ thuộc theo quy định của pháp luật về quản lý thuế;
• Tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ đã kê khai;
• Kê khai trung thực thu nhập của người phụ thuộc.

Nếu cơ quan thuế phát hiện việc kê khai không đúng hoặc hồ sơ không đáp ứng điều kiện theo quy định, người nộp thuế sẽ bị xử lý theo pháp luật về quản lý thuế và các quy định liên quan.

Do đó, doanh nghiệp và người lao động cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ ngay từ thời điểm đăng ký để phục vụ việc thanh tra, kiểm tra khi cần thiết.

5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Đối với doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động, việc cập nhật quy định mới là rất cần thiết nhằm hạn chế sai sót trong quá trình quyết toán thuế.

Một số nội dung cần lưu ý gồm:

• Rà soát lại toàn bộ hồ sơ người phụ thuộc đã đăng ký.
• Kiểm tra việc bổ sung Thẻ Căn cước đối với các trường hợp đã được cấp.
• Đối chiếu đầy đủ giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc.
• Hướng dẫn người lao động cập nhật hồ sơ nếu có thay đổi về tình trạng học tập hoặc tình trạng pháp lý của người phụ thuộc.
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ để phục vụ thanh tra, kiểm tra theo quy định.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro khi quyết toán thuế, đồng thời đảm bảo quyền lợi giảm trừ gia cảnh cho người lao động.

Thông tư 87/2026/TT-BTC có hiệu lực từ 01/07/2026 và thay thế Thông tư 111/2013/TT-BTC. Do đó, các doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập và người nộp thuế nên sớm cập nhật các quy định mới để thực hiện đúng quy định của pháp luật và đảm bảo đầy đủ quyền lợi về thuế thu nhập cá nhân. Nội dung về hồ sơ người phụ thuộc được quy định tại Điều 4 của Thông tư.