Hạch toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những nghiệp vụ quan trọng mà kế toán và người quản lý doanh nghiệp cần nắm rõ. Bước sang năm 2026, cùng với việc đẩy mạnh quản lý thuế điện tử, hóa đơn chứng từ số và tăng cường thanh tra, kiểm tra, việc hạch toán thuế TNCN đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong báo cáo tài chính. 

1. Thuế TNCN được doanh nghiệp khấu trừ và nộp thay người lao động

Trong hạch toán kế toán, thuế TNCN là khoản thuế doanh nghiệp khấu trừ vào tiền lương của người lao động trước khi chi trả thu nhập và có trách nhiệm nộp vào Ngân sách Nhà nước thay cho người lao động.

Về bản chất kế toán, thuế TNCN không phải là chi phí của doanh nghiệp, mà là khoản phải trả Nhà nước do đó, khi hạch toán thuế TNCN kế toán cần lưu ý hiểu rõ bản chất của loại thuế này:

- Không ghi nhận thuế TNCN vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

- Chỉ ghi nhận nghĩa vụ phải nộp thay người lao động vào tài khoản phải trả.

- Phân biệt rõ giữa tiền lương thực nhận của người lao động và số thuế TNCN bị khấu trừ.

Việc hiểu sai bản chất thuế TNCN là nguyên nhân phổ biến dẫn đến sai sót trong hạch toán và quyết toán thuế.

2. Xác định đúng thời điểm hạch toán thuế TNCN

Khi hạch toán thuế TNCN cần xác định đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế. Theo quy định, thuế TNCN phát sinh tại thời điểm:

- Doanh nghiệp chi trả thu nhập cho người lao động;

- Doanh nghiệp ghi nhận nghĩa vụ trả thu nhập theo hợp đồng, quy chế tiền lương, thưởng.

Trong năm 2026, khi cơ quan thuế tăng cường đối chiếu dữ liệu tiền lương với tờ khai bảo hiểm xã hội và hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý:

- Hạch toán thuế TNCN đồng thời với việc hạch toán tiền lương, tiền công.

- Không dồn thuế TNCN sang kỳ sau nếu thu nhập đã phát sinh trong kỳ.

- Đối với các khoản thưởng, hoa hồng, hỗ trợ phát sinh không thường xuyên, vẫn phải xác định thời điểm khấu trừ và hạch toán đúng kỳ.

3. Xác định đúng thu nhập chịu thuế đối với tiền lương, tiền công

Đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công, việc hạch toán thuế TNCN cần đảm bảo:

- Xác định đúng thu nhập chịu thuế, thu nhập được miễn thuế theo quy định.

- Tính các các khoản giảm trừ (giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc, từ thiện…).

Năm 2026 cần áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần mới (biểu thuế 5 bậc thay vì biểu thuế 7 bậc), hoặc thuế suất 10% đối với các trường hợp không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng.

Khi hạch toán, kế toán cần theo dõi chi tiết:

- Tổng thu nhập trước thuế.

- Số thuế TNCN đã khấu trừ.

- Số thuế TNCN đã nộp trong kỳ.

Việc theo dõi chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi khi quyết toán thuế TNCN cuối năm và giải trình với cơ quan thuế.

4. Lưu ý khi hạch toán thuế TNCN đối với các khoản chi khác

Ngoài tiền lương, tiền công, doanh nghiệp còn phải khấu trừ và hạch toán thuế TNCN đối với nhiều khoản chi khác, như:

- Tiền thuê nhà trả thay cho người lao động.

- Thù lao, tiền dịch vụ trả cho cá nhân không kinh doanh.

- Tiền thưởng, quà tặng bằng tiền hoặc hiện vật.

- Các khoản chi mang tính phúc lợi nhưng vượt mức quy định.

Hiện nay, cơ quan thuế đang đặc biệt chú trọng đến việc siết chặt kiểm tra các khoản chi “ẩn” thu nhập.

Do đó, kế toán cần phân loại rõ khoản chi chịu thuế và không chịu thuế, hạch toán thuế TNCN kịp thời đối với các khoản chi phát sinh ngoài lương đồng thời lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ làm căn cứ tính thuế.

5. Lưu ý về tài khoản kế toán khi hạch toán thuế TNCN

Khi hạch toán thuế TNCN, doanh nghiệp sử dụng Tài khoản 3335 – Thuế thu nhập cá nhân để phản ánh số thuế thu nhập cá nhân phải nộp và đã nộp vào ngân sách Nhà nước. 

Hạch toán như sau:

(1) Khi tính và khấu trừ thuế TNCN trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động

- Nợ TK 334 – Phải trả cho người lao động.

-  Có TK 3335 – Số thuế TNCN phải khấu trừ.

(2) Tổ chức, doanh nghiệp trả tiền lương cho người lao động là lương Net

Trường hợp trả lương cho người lao động bằng lương Net:

- Nợ 641/642/154/62…

- Có TK 3335 – Số thuế TNCN phải nộp thay.

(3) Khi thanh toán lợi nhuận hoặc cổ tức cho chủ sở hữu

- Nợ TK 338 – Khoản phải trả nộp khác (3388).

- Có các TK 111, 112 (số tiền cần thanh toán lợi nhuận hoặc trả cổ tức cho chủ sở hữu).

- Có TK 3335 – Thuế TNCN (trong trường hợp khấu trừ thuế TNCN tại nguồn)

(4) Khi nộp thuế thu nhập cá nhân về ngân sách của Nhà nước

- Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân.

- Có các Tk 111, 112,…: Số tiền thuế đã nộp.

Lưu ý:

- Theo dõi riêng số thuế TNCN phải khấu trừ, đã khấu trừ và đã nộp.

- Đối chiếu thường xuyên số liệu giữa sổ kế toán và tờ khai thuế TNCN.

-  Tránh tình trạng số dư thuế TNCN kéo dài nhiều kỳ không rõ nguyên nhân.

- Việc quản lý chặt chẽ tài khoản thuế TNCN giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị truy thu, phạt chậm nộp hoặc sai sót khi quyết toán.

6. Hạch toán thuế TNCN gắn với quyết toán năm

Doanh nghiệp có trách nhiệm quyết toán thuế TNCN cho người lao động đủ điều kiện ủy quyền. Do đó, khi hạch toán trong năm cần:

- Đảm bảo số thuế TNCN đã hạch toán khớp với số liệu trên tờ khai tháng/quý.

- Không để chênh lệch giữa thuế đã khấu trừ và thuế đã nộp.

- Rà soát các trường hợp người lao động nghỉ việc, thay đổi nơi làm việc để xử lý thuế TNCN chính xác.

- Việc hạch toán đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro khi quyết toán.

Có thể thấy, lưu ý khi hạch toán thuế TNCN năm 2026 không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận số thuế phải nộp mà còn liên quan chặt chẽ đến thời điểm phát sinh thu nhập, bản chất khoản chi và việc đối chiếu dữ liệu thuế – kế toán.

Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ và số hóa, doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình hạch toán thuế TNCN, cập nhật kịp thời quy định mới và đảm bảo tính chính xác, minh bạch. Đây chính là nền tảng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế và hoạt động ổn định, bền vững trong năm 2026 và các năm tiếp theo.

Thu Hương.