Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì? Tại sao doanh nghiệp cần thực hiện việc nộp bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN định kỳ. Bài viết của ECN sẽ cung cấp những thông tin cần biết và hướng dẫn doanh nghiệp nộp bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN Online.

Quy định bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

1. Quy định về bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN

1.1. Khái niệm Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một dạng báo cáo biểu mẫu nhằm tổng hợp về tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN cung cấp cho người lao động của các doanh nghiệp.
Bảng kê này sẽ cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại doanh nghiệp và được gửi để báo cáo cho cơ quan thuế có thẩm quyền theo Quyết định số 440/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế.

1.2. Các đối tượng cần thực hiện nộp báo cáo Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Theo Quyết định số 440/QĐ-TCT, những tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người lao động thuộc các đối tượng sau đây phải thực hiện báo cáo kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Các đối tượng đó bao gồm:
- Cá nhân hoặc tổ chức phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân hoặc tổ chức bị khấu trừ các khoản thu nhập đã được khấu trừ. Tuy nhiên, đối với trường hợp cá nhân uỷ quyền quyết toán thuế, không cần cấp chứng từ khấu từ thuế thu nhập cá nhân.
- Đối với cá nhân được tuyển dụng mà không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng thời hạn dưới 03 tháng, cá nhân đó có quyền yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân trả lương cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ thuế, hoặc chỉ cấp một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế theo quy định.
- Đối với cá nhân được tuyển dụng và được ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức hoặc cá nhân chi trả tiền lương chỉ cần cấp cho người lao động đó một chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một kỳ tính thuế.
Cần lưu ý rằng quy định về việc nộp hoặc không cần nộp bảng kê chứng từ khấu trừ thuế của quý không phát sinh chứng từ có thể khác nhau tùy từng chi cục Thuế. Do đó, đơn vị cần liên hệ với cán bộ thuế để thực hiện đúng quy định. Doanh nghiệp tham khảo hướng dẫn bởi 2 chi cục Thuế:
- Với Chi cục Thuế Hồ Chí Minh: CTKT điện tử theo thông tư 78 không cần đăng ký, truyền nhận, và không cần nộp bảng kê tình hình sử dụng.
- Với Chi cục Thuế Hà Nội:

+ Các doanh nghiệp lớn không cần phải nộp nộp bảng kê quý đó.
+ Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần liên hệ cán bộ Thuế để nhận được hướng dẫn chi tiết.

1.3. Thời hạn nộp

Doanh nghiệp cần tổng hợp bảng kê về tình hình sử dụng Chứng từ khấu trừ thuế TNCN vào Mẫu CTT25/AC và gửi cho cơ quan thuế theo định kỳ.
Quy định cụ thể về thời hạn nộp trong Quyết định 440/QĐ-TCT của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế như sau:

Nếu doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế trong trường hợp hợp nhất, sáp nhập, phá sản, tái cơ cấu hoặc giải thể, đóng cửa,... thì cần có báo cáo quyết toán sử dụng chứng từ khấu trừ thuế trong thời hạn 05 ngày kể từ khi có thông báo thực hiện các hình thức này.

2. Mẫu bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2023

Dưới đây là mẫu bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN - CTT25/AC mới nhất được áp dụng trong năm 2023:

Mẫu CTT25/AC - Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Để điền các thông tin trong bảng kê, quý khách có thể tham khảo hướng dẫn sau đây và thực hiện điền thông tin vào các cột tương ứng:
-  Cột 1: Điền theo mẫu chứng từ quy định trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN;
- Cột 2: Điền “Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân”;
- Cột 3: Điền giống ký tự trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;
- Cột 4: Điền cụ thể từ chứng từ số đầu tiên dùng đến chứng từ số cuối cùng dùng trong quý;
- Cột 5: Điền số lượng chứng từ đã sử dụng không gồm các số bị xoá bỏ, bị mất…;
- Cột 6: Điền số lượng chứng từ bị viết sai và bị xoá bỏ;
- Cột 7: Điền số lượng chứng từ bị mất hoặc cháy;
- Cột 8: Tổng số chứng từ tại cột 5, 6, 7.

3. Nộp bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN Online

Để nộp bảng kê chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp cần truy cập vào trang web thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng mã số thuế và chữ ký số của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trước khi nộp bảng kê, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn trong quý.
Sau đó, người nộp báo cáo chọn mục “Tờ khai” và sau đó chọn mục “Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn” và tải phần đính kèm phụ lục là bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập.
Sau khi thực hiện đính kèm xong, người nộp báo cáo cần vực ký điện tử để hoàn tất việc nộp và sau đó chọn phần “Nộp”.

4. Phần mềm ECN - lập và xuất bảng kê chứng từ tiện lợi

ECN hỗ trợ tạo lập bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

ECN là phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được phát triển bởi công ty PTCN Thái Sơn. Phần mềm ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện Nghị định 123/2020/NĐ-CP về chuyển đổi bắt buộc đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử từ ngày 01/07/2022.
ECN tổng hợp các chứng từ khấu trừ thuế đã cấp theo danh sách. Khi cần lập bảng kê, doanh nghiệp chỉ cần thao tác đơn giản bằng cách chọn lọc các chứng từ đưa lên bảng kê trong khoảng thời gian đã chọn.
Ngoài ra, phần mềm ECN còn sở hữu nhiều tính năng hỗ trợ doanh nghiệp trong các nghiệp vụ lập, xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cho người lao động theo quy định và tạo bảng kê dễ dàng.
Quý doanh nghiệp quan tâm và có nhu cầu được tư vấn về Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử ECN vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://ecn.net.vn/