Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ chứng minh số tiền thuế TNCN đã được khấu trừ trực tiếp từ thu nhập của người nộp thuế. Đây là một giấy tờ quan trọng trong hồ sơ khai thuế, đảm bảo lợi ích chính đáng của người nộp thuế khi làm thủ tục khai báo thuế, xin hoàn thuế hoặc giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế.

Quy định xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được hiểu là loại giấy tờ dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế TNCN khấu trừ mà người sử dụng lao động trích từ một phần tiền công, tiền lương của người lao động nộp vào ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp Luật Quản lý thuế hiện hành.

Nói cách khác, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ chứng minh số tiền thuế TNCN đã được khấu trừ trực tiếp từ thu nhập của bạn do cá nhân, tổ chức trả thu nhập viết.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng để:

- Khai báo thuế: Khi bạn tự mình khai báo thuế TNCN, chứng từ này sẽ giúp bạn tính toán chính xác số thuế phải nộp hoặc được hoàn lại.

- Xin hoàn thuế: Nếu bạn có quyền được hoàn thuế, chứng từ khấu trừ sẽ là một trong những giấy tờ cần thiết để làm thủ tục hoàn thuế.

- Các thủ tục hành chính khác: Một số thủ tục hành chính có thể yêu cầu bạn xuất trình chứng từ khấu trừ thuế.

- Kiểm tra của cơ quan thuế: Cơ quan thuế có quyền yêu cầu bạn xuất trình chứng từ này để kiểm tra tính chính xác của thông tin khai báo thuế.

>> Tham khảo: Cách tính thuế TNCN người nước ngoài không cư trú.

2. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng để xác định thuế TNCN phải nộp. Việc xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần phải thực hiện theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

2.1. Đối tượng xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN 

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

“Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”

Như vậy, tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế TNCN là người xuất chứng từ thuế TNCN.

>> Tham khảo: Thuế TNCN từ chuyển nhượng vốn.

2.2. Khi nào cần xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được xuất trong trường hợp sau:

- Khi cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN có yêu cầu.

- Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

2.3. Thời điểm xuất khấu trừ thuế TNCN 

Thời điểm xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Căn cứ theo theo Điều 31, Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

>> Tham khảo: Tải file excel tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công.

2.4. Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ theo Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm có các nội dung chính sau:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Nếu cá nhân, tổ chức sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

2.5. Hình thức của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Hình thức chứng từ khấu trừ thuế có thể ở dạng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử.

Tuy nhiên, hiện nay, chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy đang dần chuyển đổi sang hình thức điện tử, điều này giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, dễ dàng quản lý việc kiểm tra đối chiếu thông tin và tăng tính minh bạch và bảo mật.

>> Tham khảo: Thu nhập từ chia lợi nhuận kinh doanh có cần nộp thuế TNCN không?

3. Lưu ý khi xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Các cá nhân, tổ chức xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần lưu ý:

- Cập nhật thông tin các quy định về hóa đơn, chứng từ thường xuyên do luật thuế và các quy định liên quan có thể thay đổi để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

- Đảm bảo chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập có đầy đủ nội dung các thông tin theo quy định.

Trên đây là quy định xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN các cá nhân, tổ chức lưu ý nhằm đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ tránh các sai sót không cần thiết.

Ngoài ra, Quý khách có nhu cầu tìm hiểu thêm thông tin về phần mềm ECN - Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của Thaison Soft vui lòng liên hệ:

Hotline trung tâm hỗ trợ 24/7

• Miền Bắc: 1900 4767
• Miền Trung, Miền Nam: 1900 4768