Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là một bước tiến quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Theo đó, mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, thay đổi toàn diện phương thức làm việc, đẩy nhanh tốc độ số hóa, nâng cao năng suất hiệu quả công việc, tối ưu chi phí.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được hiểu là chứng từ được lập dưới dạng thông điệp dữ liệu ghi lại thông tin về số thuế TNCN được tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế TNCN phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử do tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập tại thời điểm thực hiện khấu trừ thuế TNCN và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế (quy định tại Điều 31, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.

Ngoài ra, Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ, đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có các nội dung chính sau:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế).

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam).

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.

- Họ tên, chữ ký số của người trả thu nhập.

Tham khảo: Nộp lại tờ khai thuế TNCN có bị phạt không?

2. Lợi ích sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử?

Cùng với việc sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cũng được doanh nghiệp ưu ái áp dụng. Dưới đây là lợi ích sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không thể bỏ qua:

- Nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn, chứng từ: giảm thiểu thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí.

- Tăng tính minh bạch: dễ dàng truy xuất, kiểm tra và lưu trữ thông tin.

- Đáp ứng yêu cầu của pháp luật: Tuân thủ các quy định hiện hành về quản lý thuế.

- Giảm thiểu sai sót: hệ thống tự động kiểm tra và phát hiện lỗi.

- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác: dễ dàng kết nối với các phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, phần mềm chữ ký số…

- Tăng tính minh bạch: dễ dàng truy xuất và kiểm tra thông tin.

Tham khảo: Cách khai thuế TNCN vãng lai đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế

3. Quy trình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Doanh nghiệp, đơn vị phải tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đảm bảo các nội dung mà pháp luật quy định.

3.1 Quy trình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Các bước để doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gồm:

Bước 1: Đăng ký tài khoản

- Doanh nghiệp đăng ký tài khoản trên cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

- Cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu của hệ thống.

Bước 2: Cài đặt phần mềm

- Doanh nghiệp mua và cài đặt phần mềm chứng từ thuế cá nhân điện tử. Lưu ý lựa chọn các đơn vị  nhà cung cấp dịch vụ uy tín và được cấp phép.

Bước 3: Lập chứng từ

- Sau khi hoàn tất các thủ tục doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để tạo mới chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Điền đầy đủ thông tin bắt buộc như: mã số thuế, họ tên người được khấu trừ, số tiền thu nhập, số tiền thuế khấu trừ, ...

Bước 4: Ký số

- Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số đảm bảo an toàn theo quy định của luật giao dịch điện tử thực hiện ký số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập.

Bước 5: Gửi chứng từ

- Doanh nghiệp gửi chứng từ điện tử đã ký số đến cơ quan thuế.

- Hệ thống sẽ tự động kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của chứng từ.

Bước 6: Lưu trữ chứng từ

- Doanh nghiệp thực hiện lưu trữ bản sao chứng từ điện tử đã ký số để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra khi cần.

3.2 Lưu ý khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử

Khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử cần lưu ý:

- Đảm bảo kết nối mạng ổn định: để quá trình truyền dữ liệu diễn ra nhanh chóng và chính xác.

- Bảo mật thông tin: bảo quản tốt thông tin đăng nhập và các chứng từ điện tử để tránh bị mất mát hoặc sử dụng trái phép.

- Cập nhật thông tin: thường xuyên cập nhật thông tin về các quy định mới và phiên bản phần mềm để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Trường hợp, doanh nghiệp, đơn vị gặp khó khăn trong quá trình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, hãy liên hệ với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp phần mềm để được hỗ trợ tốt nhất.

Bạn muốn tìm hiểu thêm thông tin về ECN phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ tới ECN để được tư vấn viên hỗ trợ theo hotline: Miền Bắc: 1900.4767 & Miền Trung, Nam: 1900.4768