Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ quan trọng, chứng minh số tiền thuế đã được khấu trừ từ thu nhập của người lao động. Việc sử dụng chứng từ này có vai trò rất quan trọng trong việc quyết toán thuế và đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế.

 

Các trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

 

1. Hiểu rõ về chứng từ khấu trừ thuế TNCN? 

 

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những loại giấy tờ quan trọng được sử dụng trong việc quyết toán thuế và chứng minh sự minh bạch của việc kê khai thuế.

 

1.1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

 

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập để xác nhận số tiền thuế TNCN đã được khấu trừ từ thu nhập của người lao động trước khi trả lương.

 

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN thường được cấp theo yêu cầu của người lao động và có giá trị pháp lý.

 

Căn cứ vào chứng từ khấu trừ thuế TNCN để:

 

- Quyết toán thuế: Chứng từ này là căn cứ quan trọng để người lao động quyết toán thuế TNCN hàng năm. Nhờ đó, người lao động có thể xác định chính xác số thuế đã nộp và các khoản được khấu trừ để tránh tình trạng nộp thiếu hoặc nộp thừa thuế.

 

- Xác minh thu nhập: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể được sử dụng để xác minh mức thu nhập của người lao động khi làm các thủ tục hành chính khác như vay vốn, xin visa,...

 

- Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp phát sinh tranh chấp liên quan đến thuế TNCN, chứng từ khấu trừ sẽ là bằng chứng quan trọng để chứng minh các khoản thuế đã được nộp hoặc chưa nộp.

 

>> Tham khảo: Hướng dẫn nộp thuế TNCN chi tiết đối với trường hợp trực tiếp khai thuế.

 

1.2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

 

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN được sử dụng hiện nay là mẫu số 03/TNCN được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính Phủ.

 

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

 

2. Nội dung chính của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

 

Các nội dung chính của chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm:

 

- Họ tên, mã số thuế của người nộp thuế

 

- Kỳ tính thuế.

 

- Tổng thu nhập chịu thuế.

 

- Các khoản được khấu trừ.

 

- Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ.

 

- Chữ ký, đóng dấu của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

 

Chứng từ thuế TNCN phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định nhằm tạo thuận lợi cho việc kê khai và khấu trừ thuế.

 

Các thông tin trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được ghi rõ ràng và chính xác.

 

Cá nhân, tổ chức trả thu nhập thực hiện cấp chứng từ chịu trách nhiệm trước các thông tin ghi trên chứng từ.

 

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

 

3. Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong trường hợp nào?

 

Dưới đây là một số trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

 

- Quyết toán thuế TNCN hàng năm: Đây là trường hợp sử dụng phổ biến nhất. Người lao động sẽ sử dụng chứng từ này để đối chiếu với các thông tin về thu nhập và thuế đã nộp trong năm.

 

- Xin cấp giấy phép lao động: Đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể được yêu cầu để chứng minh mức thu nhập và đủ điều kiện để xin cấp giấy phép lao động.

 

- Vay vốn ngân hàng: Một số ngân hàng có thể yêu cầu khách hàng cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm hồ sơ vay vốn.

 

- Sử dụng trong trường hợp cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

 

- Cơ quan chức năng yêu cầu để phục vụ công tác điều tra.

 

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể được sử dụng dưới dạng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử.

 

Tuy nhiên, từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (đã có hiệu lực) và theo Khoản 5, Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử đối với các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin.

 

Theo đó, hiện nay hầu hết các chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện dưới dạng điện tử.

 

>> Có thể bạn quan tâm: Xác nhận thu nhập để quyết toán thuế TNCN.

 

4. Những điểm mới đáng chú ý về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

 

Lưu ý về chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

 

So với trước đây, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập và sử dụng theo phương thức điện tử mang đến nhiều lợi ích.

 

Cá nhân, tổ chức cấp chứng từ khấu trừ thuế và người bị khấu trừ cần lưu ý các điểm mới sau:

 

- Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập dưới dạng điện tử, người được khấu trừ thuế có thể in chuyển đổi khi cần.

 

- Ứng dụng phần mềm chứng từ thuế cá nhân điện tử: ứng dụng phần mềm vào quản lý chứng từ khấu trừ thuế và tích hợp với các phần mềm kế toán khác để quản lý hóa đơn, chứng từ hiệu quả.

 

- Lưu trữ điện tử: Chứng từ khấu trừ điện tử được lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế và doanh nghiệp.

 

- Tiện lợi và chính xác: Việc sử dụng chứng từ điện tử giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc, làm giả và tăng tính chính xác trong quá trình quản lý thuế.

 

>> Tham khảo: Thời gian nộp tờ khai thuế TNCN được quy định thế nào?

 

Lời khuyên cho người lao động:

 

- Bảo quản cẩn thận: Người lao động cần giữ gìn cẩn thận chứng từ khấu trừ thuế TNCN để sử dụng khi cần thiết.

 

- Kiểm tra thông tin: Trước khi ký nhận, người lao động cần kiểm tra kỹ thông tin trên chứng từ để đảm bảo tính chính xác.

 

- Cập nhật thông tin: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin cá nhân, người lao động cần thông báo ngay cho đơn vị để được cập nhật trên chứng từ.

 

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thuế và đảm bảo quyền lợi của người lao động.

 

Với việc chuyển đổi sang hình thức điện tử, việc quản lý chứng từ trở nên thuận tiện và chính xác hơn.

 

Nắm rõ sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong trường hợp nào giúp cá nhân chủ động tính toán và nộp thuế nhanh, chính xác và để thực hiện tốt nghĩa vụ thuế của mình.

 

Để tham khảo thêm về phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ tới ECN để được tư vấn viên hỗ trợ theo hotline:

 

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Trung, Nam: 1900.4768