Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng để cá nhân, đơn vị thực hiện quyết toán thuế. Khi nào cần in chứng từ khấu trừ thuế được nhiều người sử dụng lao động quan tâm. Những thông tin chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn.

In chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi nào?

1. Chứng từ khấu trừ thuế là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được hiểu là loại giấy tờ dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế TNCN khấu trừ mà người sử dụng lao động trích từ một phần tiền công, tiền lương của người lao động nộp vào ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp Luật Quản lý thuế hiện hành.

Nói cách khác, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ chứng minh số tiền thuế TNCN đã được khấu trừ trực tiếp từ thu nhập của bạn do cá nhân, tổ chức trả thu nhập viết.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng để:

- Khai báo thuế: Khi bạn tự mình khai báo thuế TNCN, chứng từ này sẽ giúp bạn tính toán chính xác số thuế phải nộp hoặc được hoàn lại.

- Xin hoàn thuế: Nếu bạn có quyền được hoàn thuế, chứng từ khấu trừ sẽ là một trong những giấy tờ cần thiết để làm thủ tục hoàn thuế.

- Các thủ tục hành chính khác: Một số thủ tục hành chính có thể yêu cầu bạn xuất trình chứng từ khấu trừ thuế.

- Kiểm tra của cơ quan thuế: Cơ quan thuế có quyền yêu cầu bạn xuất trình chứng từ này để kiểm tra tính chính xác của thông tin khai báo thuế.

>> Tham khảo: Cách tính thuế TNCN người nước ngoài không cư trú.

2. Khi nào cần in chứng từ khấu trừ thuế?

Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về thời điểm lập chứng từ như sau:

“Thời điểm lập chứng từ

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.”

Đồng thời theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC về khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế như sau:

“Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

...

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”

Như vậy, người sử dụng lao động sẽ phải in và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân người lao động có thuế TNCN bị khấu trừ khi cá nhân có yêu cầu.

>> Tham khảo: Hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN.

3. Các trường hợp cấp chứng từ khấu trừ thuế

Trường hợp cần in chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Thông thường, việc in chứng từ khấu trừ thuế TNCN không bắt buộc đối với tất cả các trường hợp. Tuy nhiên, việc có cần in chứng từ hay không sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố sau:

(1) Yêu cầu của cơ quan thuế

Mỗi năm, cơ quan thuế có thể có những quy định khác nhau về việc sử dụng chứng từ điện tử hoặc giấy.

Một số trường hợp đặc biệt, cơ quan thuế có thể yêu cầu người nộp thuế cung cấp bản in chứng từ để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu.

(2) Yêu cầu của người nộp thuế

Cá nhân có thể yêu cầu cơ quan, tổ chức trả thu nhập cấp bản in chứng từ khấu trừ thuế để phục vụ cho các mục đích cá nhân:

- Làm thủ tục vay vốn ngân hàng.

- Xin cấp giấy tờ tùy thân.

- Các thủ tục hành chính khác.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

(3) Loại hình chứng từ

- Chứng từ điện tử: Đã được cơ quan thuế công nhận và có giá trị pháp lý như chứng từ giấy.

- Chứng từ giấy: Được in ra từ hệ thống và có chữ ký, đóng dấu của cơ quan, tổ chức trả thu nhập.

Thời điểm cấp chứng từ:

- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được cấp tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.

- Cá nhân có thể yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

4. Ưu tiên sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử 

Từ ngày 01/07/2022, việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đã được khuyến khích và áp dụng rộng rãi.

Chứng từ điện tử có nhiều ưu điểm hơn so với chứng từ giấy như: dễ bảo quản, tìm kiếm, giảm thiểu rủi ro thất lạc.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý khi viết sai chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Để được hướng dẫn cụ thể về việc in chứng từ khấu trừ thuế TNCN, bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế nơi bạn đăng ký hoặc với tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho bạn.

Trên đây là giải đáp về việc khi nào cần in chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Đơn vị, doanh nghiệp lưu ý nắm rõ quy định về in chứng từ khấu trừ thuế TNCN để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế.

Để tham khảo thêm về phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ tới ECN để được tư vấn viên hỗ trợ theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Trung, Nam: 1900.4768