Xác nhận thu nhập là một trong những giấy tờ quan trọng khi bạn tiến hành quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Giấy tờ này đóng vai trò là bằng chứng chứng minh số tiền thu nhập mà bạn đã nhận được trong năm, từ đó cơ quan thuế sẽ căn cứ vào để tính toán số thuế phải nộp hoặc số thuế được hoàn lại.

Nội dung chính của giấy xác nhận thu nhập.

1. Tại sao cần xác nhận thu nhập?

Có rất nhiều lý do để bạn phải xin xác nhận thu nhập tính thuế TNCN, việc xin xác nhận thu nhập như: 

- Căn cứ tính thuế: Giấy xác nhận thu nhập là cơ sở để cơ quan thuế tính toán số thuế TNCN bạn phải nộp.

- Chứng minh thu nhập: Giấy tờ này cũng được sử dụng để chứng minh thu nhập khi bạn thực hiện các giao dịch như vay vốn, xin visa,...

- Quyền lợi cá nhân: Việc có giấy xác nhận thu nhập chính xác giúp bạn bảo vệ quyền lợi của mình khi quyết toán thuế.

2. Nội dung chính của giấy xác nhận thu nhập

Giấy xác nhận thu nhập không tuân theo mẫu cụ thể nào, do đó các đơn vị, doanh nghiệp khác nhau có thể đưa ra các mẫu giấy khác nhau theo đặc điểm trả thu nhập. Một giấy xác nhận thu nhập thường bao gồm các thông tin sau:

- Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/CCCD, mã số thuế cá nhân.

- Thông tin đơn vị: Tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị.

- Thời gian làm việc: Thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc trong năm.

- Chức vụ: Chức danh, vị trí công tác.

- Tổng thu nhập: Tổng số tiền thu nhập đã nhận được trong năm (bao gồm lương, thưởng, phụ cấp,...).

- Các khoản khấu trừ: Các khoản được phép khấu trừ theo quy định của pháp luật (như: phụ cấp thâm niên, phụ cấp khu vực, các khoản đóng góp bảo hiểm,...).

- Thu nhập chịu thuế: Số tiền thu nhập còn lại sau khi đã trừ đi các khoản được khấu trừ.

- Chữ ký và dấu của người đại diện pháp luật của đơn vị.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý khi viết sai chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Nội dung chính của giấy xác nhận thu nhập.

3. Cách thức lấy giấy xác nhận thu nhập

Tùy từng đơn vị, doanh nghiệp để có giấy xác nhận thu nhập người lao động có thể áp dụng các cách sau:

- Gửi xin giấy xác nhận thu nhập qua email: Bạn có thể xin giấy xác nhận thu nhập  để quyết toán thuế TNCN qua email (được công ty quy định)

- Xin trực tiếp từ công ty/ đơn vị: Đối với một số công ty, đơn vị người lao động phải trực tiếp đến phòng nhân sự hoặc phòng kế toán của đơn vị để xin giấy xác nhận thu nhập.

- Lấy từ hệ thống quản lý nhân sự: Một số công ty sẽ có hệ thống trả lương được thực hiện trên phần mềm và cho phép người lao động truy cập vào để xem và theo dõi lương, thưởng. Nếu đơn vị có hệ thống quản lý nhân sự trực tuyến, bạn có thể tự in giấy xác nhận thu nhập.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

4. Lưu ý khi sử dụng giấy xác nhận thu nhập quyết toán thuế TNCN

Trên thực tế có rất nhiều các trường hợp phải xin giấy xác nhận thu nhập nhiều lần do không để ý hoặc có thiếu sót.  Khi xin giấy xác nhận thu nhập người lao động lưu ý:

- Kiểm tra kỹ thông tin: Trước khi ký nhận, bạn cần kiểm tra kỹ các thông tin trên giấy xác nhận thu nhập để đảm bảo tính chính xác.

- Bổ sung tất cả các thông tin về khấu trừ thuế TNCN.

- Nếu có các khoản được giảm trừ cần yêu cầu đơn vị, ghi rõ.

- Bảo quản cẩn thận: Người lao động nên bảo quản cẩn thận để tránh bị mất hoặc hư hỏng, dẫn đến giấy không được chấp nhận.

- Cập nhật thông tin: Trường hợp có bất kỳ thay đổi nào về thông tin cá nhân, thông tin liên quan đến việc tính thuế TNCN trong quá trình làm việc, người lao động cần thông báo ngay cho đơn vị để được cập nhật lại giấy xác nhận.

- Giấy xác nhận thu nhập để quyết toán thuế TNCN là một giấy tờ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc quyết toán thuế TNCN. Mẫu giấy xác nhận thu nhập thường được các đơn vị tự thiết kế theo mẫu của mình, tuy nhiên, thông tin cần có phải đảm bảo đầy đủ theo quy định của pháp luật.

Để tham khảo thêm về phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ tới ECN để được tư vấn viên hỗ trợ theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Trung, Nam: 1900.4768