Tùy từng trường hợp, cá nhân có thể tự kê khai, nộp thuế hoặc doanh nghiệp thực hiện khai, nộp thuế thay cho cá nhân. Việc nắm rõ hồ sơ khai thuế TNCN năm 2026 giúp người nộp thuế và doanh nghiệp hạn chế sai sót khi kê khai, đồng thời bảo đảm thực hiện đúng nghĩa vụ thuế. Dưới đây là quy định về hồ sơ khai, quyết toán thuế TNCN năm 2026 và các căn cứ pháp lý mà doanh nghiệp, người lao động cần lưu ý.

1. Căn cứ pháp lý về hồ sơ khai thuế TNCN năm 2026

Về nguyên tắc, Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 quy định người nộp thuế phải khai chính xác, trung thực, đầy đủ nội dung trong hồ sơ khai thuế và tự xác định số thuế phải nộp, trừ trường hợp pháp luật quy định cơ quan quản lý thuế thực hiện việc tính thuế. Đặc biệt, Khoản 3 Điều 12 Luật này quy định về các trường hợp khấu trừ, khai thay, nộp thay thuế.

Theo Khoản 9, Điều 4, Luật Quản lý thuế 2025 cũng xác định hồ sơ thuế bao gồm hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế, hồ sơ nộp thuế, hồ sơ hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế và các loại hồ sơ khác theo quy định. Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chi tiết về hồ sơ, thủ tục khai thuế.

Theo Thông tư 89/2026/TT-BTC quy định nguyên tắc chung về khai và nộp hồ sơ thuế là người nộp thuế phải khai đầy đủ, chính xác, trung thực nội dung hồ sơ và nộp các chứng từ, tài liệu theo quy định. Trường hợp thực hiện bằng phương thức điện tử, giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ được thực hiện theo quy định về hồ sơ điện tử.

Đối với thuế TNCN, hồ sơ khai thuế và hồ sơ quyết toán được quy định cụ thể tại Điểm 7.1 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC.

2. Hồ sơ khai thuế TNCN đối với cá nhân tự quyết toán thuế

Đối với thuế TNCN từ tiền lương, tiền công, người nộp thuế cần xác định đúng trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế hay tổ chức, doanh nghiệp quyết toán thay cho người lao động để chuẩn bị hồ sơ phù hợp. Trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Điểm 7.1, Phụ lục I, Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Cụ thể, hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN – Mẫu số 02/QTT-TNCN: Đây là tờ khai sử dụng cho cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế.
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc – Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN: Cá nhân thực hiện kê khai phụ lục này khi có người phụ thuộc và có phát sinh giảm trừ gia cảnh theo quy định.
• Chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm hoặc số thuế đã nộp ở nước ngoài, nếu có: Tùy trường hợp, cá nhân có thể phải cung cấp bản sao chứng từ khấu trừ thuế do tổ chức trả thu nhập cấp hoặc chứng từ liên quan đến số thuế đã nộp ở nước ngoài. Trường hợp cơ quan thuế đã kết nối và khai thác được thông tin từ cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì người nộp thuế không phải nộp những thành phần hồ sơ mà cơ quan thuế đã có thông tin.
• Tài liệu chứng minh thu nhập trong một số trường hợp đặc thù: Cá nhân nhận thu nhập từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc từ nước ngoài có thể phải cung cấp tài liệu chứng minh số tiền đã được trả.
• Hồ sơ chứng minh các khoản được giảm trừ khác nếu phát sinh: Trường hợp đề nghị tính giảm trừ đối với các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo hoặc các khoản chi cho y tế, giáo dục - đào tạo thuộc diện được giảm trừ, cá nhân phải chuẩn bị tài liệu chứng minh theo quy định.

Như vậy, có thể khái quát hồ sơ cá nhân tự quyết toán thuế TNCN năm 2026 như sau:

3. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với doanh nghiệp, đơn vị quyết toán thay người lao động

Cũng theo Điểm 7.1, Phụ lục I, Thông tư 89/2026/TT-BTC đối với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc diện phải quyết toán thuế TNCN chuẩn bị hồ sơ quyết toán gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN – Mẫu số 05/QTT-TNCN: Mẫu này áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán thuế TNCN.
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần – Mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN: Doanh nghiệp sử dụng phụ lục này để kê khai thông tin và số liệu của người lao động thuộc diện tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần – Mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN: Phụ lục này được sử dụng khi doanh nghiệp phát sinh cá nhân thuộc trường hợp tính thuế theo thuế suất toàn phần.
• Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh – Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN.

Doanh nghiệp kê khai thông tin người phụ thuộc của người lao động được tính giảm trừ gia cảnh tại doanh nghiệp theo quy định.

Có thể khái quát hồ sơ như sau:

4. Doanh nghiệp quyết toán thay người lao động cần lưu ý gì?

Theo Luật Quản lý thuế 2025, tổ chức, cá nhân thuộc trường hợp khấu trừ, khai thay, nộp thay phải thực hiện đúng trách nhiệm khai và nộp số thuế đã khấu trừ hoặc khai thay cho người nộp thuế. Người nộp thuế không phải nộp lại số thuế đã được khấu trừ, khai thay, nộp thay theo quy định.

Do đó, khi lập hồ sơ quyết toán TNCN, doanh nghiệp cần rà soát:

• Danh sách toàn bộ người lao động có phát sinh thu nhập trong năm;
• Tổng thu nhập đã chi trả;
• Số thuế TNCN đã khấu trừ;
• Thông tin người phụ thuộc và thời gian giảm trừ;
• Các khoản giảm trừ, miễn thuế và thu nhập không chịu thuế;
• Thông tin của người lao động thuộc trường hợp ủy quyền quyết toán;
• Tính thống nhất giữa hồ sơ khai thuế trong năm và hồ sơ quyết toán.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt “doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN” với “doanh nghiệp quyết toán thay cho cá nhân”. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ quyết toán đối với số thuế đã khấu trừ theo quy định; mặt khác, việc quyết toán thay chỉ áp dụng đối với cá nhân đáp ứng điều kiện ủy quyền theo pháp luật thuế.

5. Cá nhân nào phải tự quyết toán thuế TNCN?

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công có thể phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế nếu thuộc trường hợp không đủ điều kiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc có nhu cầu thực hiện quyết toán trực tiếp theo quy định.

Một trường hợp đáng chú ý là cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên. Theo hướng dẫn mới tại Thông tư 89/2026/TT-BTC, nếu cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên thì cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ quyết toán là cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức, cá nhân trả thu nhập lớn nhất trong năm; nếu có nhiều nơi có mức thu nhập lớn nhất, cá nhân được lựa chọn một trong các cơ quan thuế tương ứng.

Quy định này giúp người nộp thuế xác định rõ hơn nơi nộp hồ sơ khi có nhiều nguồn thu nhập.

6. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Theo nguyên tắc của Luật Quản lý thuế 2025, người nộp thuế có trách nhiệm khai đầy đủ, chính xác và nộp hồ sơ thuế đúng thời hạn; trường hợp tự tính thuế thì thời hạn nộp tiền thuế về nguyên tắc gắn với thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.

Đối với quyết toán thuế TNCN, người nộp thuế cần xác định thời hạn cụ thể theo quy định về từng đối tượng. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán, thời hạn được quy định riêng và cần lưu ý khi xác định ngày hết hạn để tránh phát sinh vi phạm.

7. Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ khai thuế TNCN năm 2026

Để hạn chế sai sót, cá nhân và doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu hồ sơ trước khi gửi cơ quan thuế.

Đối với cá nhân:

• Kiểm tra đầy đủ các nguồn thu nhập trong năm;
• Đối chiếu chứng từ khấu trừ thuế;
• Kiểm tra thông tin người phụ thuộc;
• Rà soát các khoản giảm trừ;
• Kiểm tra số thuế đã nộp, đã khấu trừ;
• Lưu giữ tài liệu chứng minh các khoản giảm trừ và số thuế đã nộp.

Đối với doanh nghiệp:

• Đối chiếu số liệu giữa các kỳ khai TNCN và dữ liệu quyết toán;
• Kiểm tra thông tin định danh của người lao động;
• Rà soát danh sách người phụ thuộc;
• Xác định đúng cá nhân thuộc diện ủy quyền quyết toán;
• Lập đầy đủ các phụ lục 05-1, 05-2, 05-3 khi phát sinh;
• Kiểm tra số thuế đã khấu trừ và số thuế còn phải nộp.

Hồ sơ khai thuế TNCN năm 2026 cần được thực hiện theo quy định mới của Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 và Thông tư 89/2026/TT-BTC. Trong đó, cá nhân tự quyết toán chủ yếu sử dụng Mẫu 02/QTT-TNCN và các tài liệu, phụ lục liên quan, trong khi doanh nghiệp, tổ chức trả thu nhập sử dụng Mẫu 05/QTT-TNCN cùng các phụ lục 05-1, 05-2 và 05-3 tùy trường hợp phát sinh.

Việc xác định đúng đối tượng quyết toán, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và đối chiếu chính xác số liệu trước khi nộp sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp hạn chế sai sót và bảo đảm thực hiện đúng nghĩa vụ thuế trong năm 2026.

Thu Hương.