Hướng dẫn xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là một phần không thể thiếu trong quá trình quyết toán thuế TNCN. Việc chuyển đổi sang hình thức chứng từ điện tử đã mang lại nhiều tiện ích cho cả người nộp thuế và cơ quan thuế.

Xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

1. Tại sao phải xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử?

Cùng với sự thay đổi trong cách quản lý hóa đơn chứng từ, xuất chứng từ điện tử ngày càng phổ biến, thay thế cho chứng từ giấy. Theo đó, đáp ứng nhu cầu của người dùng đồng thời đảm bảo các quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ.

Việc xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử nhằm:

- Quản lý thuế dễ dàng: Mọi thông tin về khấu trừ thuế sẽ được nhập lưu trữ trên hệ thống điện tử điều này tạo thuận lợi cho cả người sử dụng lao động, cơ quan thuế có thể tra cứu đồng thời quản lý dễ dàng.

- Tăng tính minh bạch: Quá trình lưu trữ, quản lý chứng từ được số hóa, đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Khi cần có thể kiểm tra, xuất chứng từ điện tử hỗ trợ người dân.

- Tiết kiệm thời gian, công sức: Việc xuất và lưu trữ chứng từ điện tử diễn ra nhanh chóng, đơn giản hơn so với hình thức giấy.

- Góp phần bảo vệ môi trường: Sử dụng chứng từ điện tử góp phần giảm thiểu việc sử dụng giấy in, bảo vệ môi trường.

- Tuân thủ pháp luật: Đáp ứng yêu cầu của pháp luật về việc chuyển đổi số hóa trong hoạt động quản lý thuế.

>> Tham khảo: Cách tính thuế TNCN người nước ngoài không cư trú.

2. Các bước xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng để quyết toán thuế và là thành phần không thể thiếu trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

Hiện nay, theo quy định của Pháp luật người trả thu nhập bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động khi người lao động có yêu cầu.

2.1. Quy định cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể dưới dạng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử. Theo quy định tại Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC người trả thu nhập đã khấu trừ thuế TNCN sẽ phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi:

- Cá nhân bị khấu trừ có yêu cầu.

- Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế theo quy định sau:

- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

>> Tham khảo: Thuế TNCN khấu trừ tại nguồn.

2.2. Các bước xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Các bước xuất chứng từ thuế TNCN điện tử.

Đối với các phần mềm khác nhau sẽ có cách xuất chứng từ chi tiết khác nhau. Tuy nhiên, có thể tổng hợp các bước xuất chứng từ thuế TNCN điện tử chung như sau.

Các bước xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gồm:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống chứng từ khấu trừ thuế

- Truy cập vào hệ thống quản lý nhân sự hoặc hệ thống kê khai thuế của đơn vị.

- Sử dụng tài khoản và mật khẩu đã đăng ký để đăng nhập.

Bước 2: Tìm đến chức năng xuất chứng từ

- Tìm đến mục "Chứng từ khấu trừ thuế TNCN" hoặc "Quản lý thuế TNCN".

- Chọn chức năng "Xuất chứng từ" hoặc "In chứng từ điện tử".

Bước 3: Chọn đối tượng xuất chứng từ

- Xuất cho tất cả nhân viên: Nếu bạn muốn xuất chứng từ cho toàn bộ nhân viên trong công ty.

- Xuất cho nhân viên cụ thể: Nếu bạn chỉ muốn xuất chứng từ cho một số nhân viên nhất định.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Bước 4: Chọn kỳ tính thuế

- Chọn kỳ tính thuế mà bạn muốn xuất chứng từ (ví dụ: tháng, quý, năm).

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin

Kiểm tra kỹ lại các thông tin trên trên chứng từ khấu trừ thuế trước khi xuất, bao gồm các thông tin:

- Họ tên, mã số thuế của người nộp thuế.

- Tổng thu nhập, các khoản khấu trừ, thu nhập chịu thuế.

- Kỳ tính thuế.

- Mã số thuế của doanh nghiệp.

Bước 6: Xuất chứng từ

- Nhấn vào nút "Xuất" hoặc "In" để tạo ra chứng từ điện tử.

- Hệ thống sẽ tự động tạo ra file chứng từ điện tử theo định dạng đã được quy định (thường là file PDF).

>> Tham khảo: Hướng dẫn cách tính thuế TNCN trực tuyến.

Bước 7: Lưu trữ và gửi cho người nộp thuế

- Kế toán thực hiện lưu file chứng từ điện tử vào máy tính, trường hợp người nộp thuế người lao động yêu cầu thì gửi trực tiếp cho người hoặc gửi trực tiếp cho người nộp thuế qua email.

3. Lưu ý khi xuất chứng từ

Doanh nghiệp cần lưu ý khi xuất chứng từ:

- Đảm bảo tính chính xác của thông tin: Các thông tin trên chứng từ phải trùng khớp với thông tin đã khai báo trong hồ sơ thuế.

- Bảo mật thông tin: Chứng từ điện tử chứa thông tin cá nhân nên cần được bảo mật cẩn thận.

- Lưu trữ đầy đủ: Lưu trữ chứng từ điện tử đầy đủ để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

- Cập nhật phần mềm: Luôn cập nhật phần mềm quản lý nhân sự hoặc hệ thống kê khai thuế để đảm bảo tính ổn định và tương thích.

>> Tham khảo: Thu nhập từ chia lợi nhuận kinh doanh có cần nộp thuế TNCN không?

4. Phần mềm hỗ trợ xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Phần mềm ECN hỗ trợ xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN nhanh, hiệu quả.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm có chức năng xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN, nổi bật có phần mềm ECN được Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển và phân phối ra thị trường, phục vụ cho doanh nghiệp.

Phần mềm ECN giúp đơn giản hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, cho người dùng trải nghiệm làm việc chuyên nghiệp tăng năng suất, hiệu quả công việc.

Những ưu điểm của phần mềm ECN có thể kể đến như:

- Đầy đủ tính năng phục vụ quản lý chứng từ thuế: ECN cung cấp đầy đủ các biểu mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định pháp luật, cập nhật liên tục các thay đổi mới nhất. Bên cạnh đó hỗ trợ tạo lập, chỉnh sửa, in ấn và lưu trữ chứng từ một cách nhanh chóng và dễ dàng.

- Tích hợp đa dạng với các phần mềm quản lý doanh nghiệp: Có thể tích hợp với đa dạng các phần mềm ký số, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm quản lý doanh nghiệp khác.

- Dễ dàng sử dụng: Được thiết kế với giao diện thông minh, ứng dụng công nghệ cao trong lập trình do đó ECN phù hợp với cả người dùng mới bắt đầu sử dụng, người dùng không chuyên.

- Kết nối nhanh: Phần mềm ECN kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp dễ dàng kê khai và nộp báo cáo thuế nhanh chóng thuận tiện.

- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Phần mềm ECN giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nhập liệu, giảm chi phí in ấn, lưu trữ, chi phí nhân lực nâng cao hiệu quả làm việc.

- An toàn và bảo mật: Đảm bảo bảo mật thông tin của doanh nghiệp và người lao động. Ngoài ra còn có các cơ chế sao lưu, phục hồi dữ liệu giúp doanh nghiệp yên tâm hơn.

- Hạn chế tối đa sai sót: Nhờ hệ thống mẫu chứng từ và hệ điều hành thông minh trong quá trình lập chứng từ người dùng tránh mắc phải các sai sót.

Có thể thấy, xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là một trong những phương thức giúp doanh nghiệp tối ưu được việc quản lý thuế.

Bên cạnh đó, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian, đảm bảo đúng quy định của pháp luật trong quản lý hóa đơn chứng từ.

Việc ứng dụng nền tảng công nghệ cao mang đến nhiều ưu thế, đẩy nhanh quá trình số hóa, góp phần xây dựng một xã hội số hiện đại.

Ngoài ra, Quý khách có nhu cầu tìm hiểu thêm thông tin về phần mềm ECN - Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của Thaison Soft vui lòng liên hệ:

Hotline trung tâm hỗ trợ 24/7